Бесплатный фрагмент - Управление временем и расстановка приоритетов

О СЕБЕ

Родился в семье рабочих. Окончил педагогический институт по специальности учитель английского и немецкого языков.

Опыт работы в школе, институте, Америке, структуре ООН и в проекте Европейского Союза.

Впервые о финансовой грамотности услышал в Америке. Прошёл разные тренинги в Нью-йоркской фондовой бирже, Валютной бирже Forex, образовательном центре «Бедный папа — богатый папа» Роберта Кийосаки и Ашхабадской фондовой бирже о финансовой грамотности, в области инвестиции в недвижимость, ценные бумаги (акции и облигации) и драгоценные металлы (золото и серебро).

В 2008 году начался мировой кризис, который начался из-за ипотечного кризиса в Америке. В начале 2008 года серебро 999 пробы стоило $15 за унцию (28,35 грамма), а в конце года цена опустилась до $9. Тогда я работал в Америке. По рекомендациям моих наставников каждый месяц я тратил 100 долларов на покупки серебра. Тогда одна унция серебра снизилась до 8 долларов, то есть 12 штук в месяц (в год — 144). За два года я приобрёл 288 штук, потратив $2,304. В апреле 2011 года серебро выросла до 48 долларов (в 6 раз подорожало, то есть на 500%). И тогда я продал 200 штук серебра за $9,600. Я заработал $7,296 чистыми и 88 штук серебра остались бесплатно.

Эта была моя первая инвестиция в драгоценные металлы. Тогда я понял секрет богатых на практике.

В 48 лет отошёл от наёмной работы и обеспечил себе пенсию за счёт пассивного дохода.

Ныне занимаюсь индивидуальным частным уроком по английскому языку и пишу книги.

В настоящее время получаю пассивный доход из 4-х источников:

1 — проценты от банковского депозита (на непредвиденные обстоятельства — финансовая безопасность);

2 — дивиденды от акции банков (оплата учёбы детей);

3 — ежемесячные выплаты от аренды квартир (ежемесячный расход);

4 — доход от бизнес партнёрства (путешествие и реинвестирование).

Я достиг финансовой независимости и двигаюсь в сторону финансовой свободы.

ПРЕДИСЛОВИЕ

Тайм-менеджмент — это система управления своим временем для повышения продуктивности и достижения целей, включающая в себя планирование, выбор приоритетов, организацию работы и умение управлять собственными решениями, а не временем. Этот навык позволяет работать эффективнее и достигать большего не только в работе, но и в личной жизни.

На самом деле, управлять временем в широком смысле человек не может. Тайм-менеджмент не управляет временем, а помогает человеку управлять своими решениями о том, на что потратить личное время. Мы можем управлять собой, своей деятельностью. Тайм-менеджмент даёт инструменты, позволяющие оптимально организовать работу и отдых.

Расстановка приоритетов нужна, чтобы фокусироваться на важных задачах и не отвлекаться на второстепенные.

В области тайм-менеджмента известны такие методы, как Pomodoro, методы «слона», «лягушки» и планирование с помощью списков или матрицы Эйзенхауэра для выделения приоритетных дел. Также к примерам относятся определение приоритетов, минимизация отвлекающих факторов, управление энергией, группировка однотипных задач и использование временных блоков для выполнения задач. Подробно о них поговорим ниже.

Термин тайм-менеджмент впервые появился в 70-х годах ХХ века. Датский предприниматель Клаус Меллер утверждает, что авторство принадлежит именно ему. Этот бизнесмен в 1975 году основал компанию «Time Management International» и изобрел блокнот «Time Manager».

Метод помидора — это популярная методика управления временем, согласно которой необходимо разбивать работу на 25-минутные интервалы с короткими перерывами между ними, то есть на период отдыха 5 минут. Этот метод был создан итальянцем Франческо Чирилло в конце 1980-х годов прошлого века, когда он учился в университете.

Метод Alpen — это система ежедневного планирования, придуманная немецким профессором экономики и экспертом по тайм-менеджменту Лотаром Зайвертом.

Метод 1-3-5 или принцип 9-ти дел — этот принцип предполагает планирование работы и процесс распределения задач таким образом, чтобы каждый день выполнять 1 крупную задачу (наиболее важную и сложную), 3 средних задачи (требующие усилий, но менее критичные) и 5 мелких задач (рутинные, необходимые для поддержания жизнедеятельности дела).

В основном тайм-менеджмент означает выбор действий и последовательность. Так происходит организация рабочего процесса. Распределение приоритетов. Из всего перечня дел выделять самые важные и начинать с их выполнения.

Преимущества тайм-менеджмента:

Повышение продуктивности: позволяет выполнять больше задач за меньшее время.

Достижение целей: помогает преобразовывать идеи в конкретные действия и добиваться результатов.

Снижение стресса: уменьшает количество ошибок и дефицит времени, связанных с плохим планированием.

Улучшение качества жизни: освобождает время для занятий спортом, хобби и других важных для человека сфер.

Отдых не менее важен, чем работа

Часто люди жалуются тем, что работают без отпусков и выходных. В духе «Я не был в отпуске уже несколько лет!»

Потом таких людей мы находим либо в больнице, либо на тренингах по выгоранию, либо на кладбище. Потому что даже если ты очень любишь свою работу, тебе всё равно нужно отдыхать. Отдых — часть накопления жизненной энергии.

Хороший тайм-менеджмент — это не «успевать всё», а «регулярно успевать делать то, что тебе важно». Если ты неделю носился с чужими задачами и ничего не успел из своего, это плохой тайм-менеджмент.

К нормальному тайм-менеджменту требования довольно простые:

— Есть время на отдых, здоровый сон и разгрузку.

— Есть время на те дела, которые двигают тебя в нужном тебе направлении. Например, если задумал писать книгу — время на книгу. Если работаешь в команде над общим продуктом — время на команду и продукт.

— Дела, которые заполняют всё остальное время, сгруппированы так, чтобы не взрывать тебе мозг.

Как достичь такого режима дня? Для начала понять, к какой цели ты идёшь. А потом начать принимать такие решения, которые не будут противоречить твоей цели.

ПРОЦЕССЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

— анализ;

— моделирование стратегий с учётом проведённого анализа;

— целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей);

— планирование и расстановка приоритетов: разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения;

— реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели;

— контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ

Рабочее время — время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учёта времени нахождения на работе.

Для рационального использования своего времени необходимо, прежде всего, чётко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

1. При составлении плана на день оставить 40% времени свободным, то есть 60% времени отвести на плановые работы, 20% — на непредвиденные, 20% — на спонтанно возникающие;

2. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

3. Для составления хорошего плана с чётким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

4. Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

5. Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым ты можешь реально справиться.

Основой плана использования времени может служить ваш перспективный план. С учётом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого, недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учётом обстановки.

УПРАВЛЕНИЕ СВОБОДНЫМ ВРЕМЕНЕМ

Тайм-менеджмент помогает более эффективно использовать не только рабочее время, но и время отдыха. В частности, рекомендуется не брать работу домой, организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени, заранее тщательно планировать свободное время и следовать этим планам, в частности регулярно практиковать эмоциональное (театры, концерты, выставки и т.п.) и физическое (спорт, фитнес) переключения.

В американских компаниях, если рядовой сотрудник остаётся на работе дольше, чем это установлено у него в трудовом договоре, данный факт может послужить причиной увольнения, так как это свидетельствует о том, что сотрудник не успевает сделать свои задачи в своё рабочее время.

Использовать для активного отдыха не только выходные, но и как минимум один вечер рабочего дня в неделю, а также использовать в качестве мини-отпуска длинные выходные и праздничные дни. В деловых поездках планировать свободное время (от нескольких часов до двух дней) для осмотра местных достопримечательностей. На время отпуска установить правила использования телефона, электронной почты, интернета и придерживаться их.

ИНСТРУМЕНТЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Каждый инструмент управления временем — как винтик в большой системе. Если его подобрать правильно, система будет работать без сбоев. Лучше пробовать инструменты по одному. Если не помогает — переходить к другой технологии управления временем и тестировать её.

Вот несколько инструментов, которые помогают управлять временем:

1. Список дел.

Помогает избавиться от необходимости помнить, что нужно сделать сегодня, завтра или через два месяца. Одним проще записать задачи в блокнот, другим — установить лист To-Do на телефон или компьютер.

Из списка надо убирать менее важные задачи. Например, отказаться от встречи без конкретного вопроса или убрать просмотр рабочей переписки утром и в обед — оставить на вечер.

Список задач можно вести в блокноте или через специальные программы — карточки.