Бесплатный фрагмент - Тайм-менеджмент

ТАЙМ-МЕНДЖМЕНТ

Однажды еду проводить тренинг по тайм-менеджменту, вижу пробку на навигаторе, понимаю, что сейчас опоздаю на тренинг по Тайм-Менеджменту!!!,

и что я скажу, если я опоздаю?

И вот что я придумал —

«Тайм-менеджмент это не про то, как приезжать вовремя.

Это про то, как приезжать туда, куда тебе хочется».

Алексей Осипенко.

ГЛАВА 1. ПАРАДОКСЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

В этой главе вы узнаете:

— Обо мне

— Что такое тайм-менеджмент и способы оценки эффективности его применения

— О субъекте управления как о начальном этапе управления жизнью и временем

ОБО МНЕ

Я — Алексей Осипенко, бизнес-тренер. У меня несколько специализаций, одна из них — это тайм-менеджмент, 20 лет я работаю с этой темой. Целый год я учился у американца-коуча индивидуально, изучал много систем, использовал разные ежедневники, и сегодня я издаю свою собственную систему по планированию, она называется «Мой успех». О ней я чуть позже расскажу, и в её рамках мы будем двигаться.

Также я тренер по продажам, по ораторскому мастерству, по мотивации и по управлению. И, наверное, ещё по некоторым темам, потому что за последние 14 лет в бизнес-тренерстве и 25 лет в мире преподавания я много чего накопал и освоил. Преподавать я люблю, для меня это страсть, призвание и, как сказал Брюс Уилкинсон: «Я так люблю преподавать, что удивляюсь, что мне за это ещё и платят».

ТАЙМ — И ЛАЙФ — МЕНЕДЖМЕНТ

Тема «Тайм-менеджмент» звучит как-то скучно. Наверное, более актуально её назвать лайв-менеджмент, то есть, управление жизнью. Дело в том, что временем в принципе управлять невозможно. Это некая ошибочная идея — управлять временем. Почему нельзя управлять временем? Кто из вас пытался управлять временем? Садился и говорил: «Я начинаю заниматься тайм-менеджментом»?

Расскажу о своем опыте. Тайм-менеджмент для меня — это история моей жизни и борьба с моей неорганизованностью. Но, тем не менее, почему идея управлять временем порочна?

Время не подозревает о нашем существовании. Мы не можем им управлять, оно абсолютно от нас независимо. И если я ставлю перед собой некую задачу управлять временем, то я пытаюсь управлять тем, чем управлять в принципе невозможно. Время более глобально и масштабно, чем я, и оно не знает про меня. Тогда о чём мы говорим, когда мы пытаемся управлять временем?

Мы говорим о себе, фокус нашего внимания на самоуправлении. Единственное, чем я могу управлять и за что я могу полноценно отвечать — это управление собой. Даже управлять другим человеком я могу только отчасти. Я могу только поместить его в некую свою зону влияния, я не могу поместить другого человека в зону полного контроля.

В зоне моего абсолютного контроля нахожусь только я. И то иногда. Поэтому мы говорим больше про лайв-менеджмент с элементами и технологиями управления своим расписанием, своими целями и т. д. Это первая мысль.

Вторая мысль относительно тайм-менеджмента следующая: как оценить эффективность тайм-менеджмента? Другими словами, что вы хотите? Что вы для себя ставите в качестве цели работы над тайм-менеджментом?

ЭФФЕКТИВНОСТЬ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Обычно, когда мы говорим про тайм-мендежмент, мы измеряем его эффективность двумя категориями. Либо мы хотим, чтобы у нас было больше времени, либо мы хотим больше успевать. Если мы хотим, чтобы у нас было больше времени — насколько адекватная цель? Как только у нас появляется свободное время — что мы начинаем с ним делать? Мы начинаем его жёстко убивать. Больше времени нам не нужно. Это некая иллюзия, что моя задача — найти лишние два часа в день. Хотя это продающий текст тайм-менеджмента: если ты изучишь тайм-менеджмент, то у тебя появится два лишних часа в день. Прикольно звучит, но повторю — нам не нужны два лишних часа в день, потому что мы их всё равно жёстко чем-то убьём. Если мы говорим о том, что мы хотим благодаря тайм-менеджменту делать больше. Тоже звучит не очень вдохновляющее. Типа — я и так живу тяжело, а ещё буду больше делать. Не хочу.

Как же оценить эффективность своего лайв-менеджента? Первая категория, как мы оцениваем эффективность лайв- или тайм-менеджмента — это деньги. Это про бизнес, жёстко про бизнес, давайте останемся в этих рамках. Деньги — это ресурс нашей жизни, поэтому это даже не про бизнес, это про жизнь в целом. Делая что-то с собой, могу ли я увеличить стоимость своего часа или дня и насколько? Это вопрос вам. Если бы вы смогли более эффективно организовывать свою работу и время на работе, то насколько вы могли бы увеличить в деньгах свою доходность, либо доходность того места, в котором вы себя применяете?

Оцените ответ в деньгах. Вы делаете что-то, а если бы вы могли делать более эффективно? Есть ли запас роста в том, что вы делаете? Мой час, может быть, стоит 5 000 рублей. Могу ли я, что-то делая с собой, поднять его стоимость до 6 000?

Я хочу, чтобы каждый для себя обнаружил, что нет предела совершенству. Для кого-то это легко. Для определённой прослойки людей — это естественно. Мы считаем время своё вот так: время = деньги, и мы можем увеличить эти деньги. Для кого-то — нет, для кого-то это непривычный образ мышления.

Второе, как мы анализируем эффективность своего лайв-менеджмента — это эмоции. Что я чувствую после того, как я выполнил — и в процессе, и после того, как я выполнил работу? И от моего тайм-менеджмента зависит моё состояние или моя удовлетворённость жизнью. Либо я чувствую себя абсолютно разбитым и вымотанным, либо я чувствую себя счастливым. Вот это — результат качественной работы над собой в теме тайм-менеджмента.

Есть третье, чем можно измерять, это вечные ценности. Реализация вечных ценностей в своей жизни. Это немного другой уровень, не про бизнес-процесс, не про работу — это про жизнь шире. Не буду туда сейчас двигаться. Если вам эта тема откликается, попробуйте начать читать Библию, она подробно объясняет, как настроить свою жизнь на достижение вечных ценностей. Если самостоятельно сложно, то на этом странице можно найти себе консультанта.

https://gsl.su/chitaj-ponimaj-primenyaj/

Или наведите камеру на этот код:

СУБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ

Продолжаем работать над лайф-менеджментом или над тайм-менеджментом. Однажды я приехал к одному тренеру — он уже в годах, более старший, опытный, пишет много книг. Я приехал ему презентовать систему по планированию. У меня есть «Мой успех», а до этого я пользовался американским старшим братиком и какое-то время везде его презентовал. Заезжаю к нему домой вечером, у него такой большой стол и он пишет книгу. Рукой пишет на бумаге и у него листы стекают на пол. Я никогда такого раньше не видел, полкомнаты завалено листами. Я говорю: «Сергей, как вы думаете, что самое главное в управлении временем или в управлении жизнью?». Он говорит: «Главное — это субъект управления». В центре будет субъект управления.

Это объектно-субъектные отношения, из психологии. Просто есть субъект — это я. А объект — это то, на что я смотрю. То есть, субъект — это я, это myself, это центр управления. То есть, эффективность моей жизни зависит от субъекта управления, всё начинается во мне. Почему я на этом хочу поставить акцент? Потому что существует методики, инструменты — я дальше о них расскажу, без этого жить тоже нельзя, но очень часто я, как человек, думаю: «Вот если я пройду тренинг по продажам, то тогда, пройдя этот тренинг, я стану другим, я стану лучше». И есть некое ожидание, что какая-то внешняя технология сделает меня эффективнее. Но кто встречался с тем, что ты вроде изучил технологию и это ничего тебе не дало? Почему? Потому что фокус контроля я переношу с себя на некую внешнюю технологию. И я думаю, что главное — это если я возьму что-то такое со стороны, при этом ничего не сделав с собой. Суть трансформации начинается с изменения самого себя. Мы себя иногда сравниваем с компьютером. Это самая лучшая метафора для обучения в последние годы. Я помню, когда я ещё учился на психфаке, то психологи шутили: «О, теперь у нас есть пространство, где мы можем иллюстрировать любые психические феномены». Но на самом деле, почему в данном случае компьютер не работает? Если мы возьмём какой-нибудь Core i5, то он какой есть — такой есть. Мы туда можем загрузить разные программы, и он станет более функциональным, но при этом компьютер ничего с собой сделать не может. Он как был статичным Core i5 — он другим не стал, какую программу туда не загрузи. Иногда ему сложнее станет работать. И я думаю, что я, в принципе, могу точно также: вот я есть такой, какой я есть — статичное состояние — и я просто загружу в себя новую программу и буду более функциональным. А с нами так не работает. Программа в нас не делает меня более функциональным, если я лично не изменился. Если мой субъект активности или субъект управления с собой ничего не сделал. Если мои мотивы не поменялись, если моё мышление не сдвинулось, если я не взял ответственность за какую-то область в своей жизни то, что бы я в себя ни загрузил — ничего мне не даст. Управление жизнью и временем начинается с субъекта управления — то есть, с меня.

ГЛАВА 2.  ФИЛОСОФИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

В этой главе вы узнаете:

— Философия тайм-менеджмента

— Система «Мой успех»

— Реактивный стиль жизни

— Проактивный стиль жизни

— Приоритеты как элемент философии тайм-менеджмента

— Принцип Парето и матрица Эйзенхауэра

ФИЛОСОФИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Дальше мы будем говорить про непосредственное содержание.

Первое, что влияет на эффективность жизни и что в тайм-менеджменте или в лайв-менеджменте должно быть нами освоено — это философия тайм-менеджмента или лайв-менеджмента. Философия — это некий взгляд на жизнь, и взгляд может быть правильный и неправильный, вернее эффективный или не эффективный. Вот это — философия.

Дальше — это теория тайм-менеджмента или теория лайв-менеджмента. Это теоретический набор методов, принципов, подходов, решений управления временем.

И третье, без чего никто не сможет управлять ни чем. Это инструмент или инструменты управления.

Есть люди, которые понимают, как правильно жить. У них сформирована лидерская, управленческая, проактивная позиция. Эти люди прочитали уже не одну книгу по тайм-менеджменту, прошли не один семинар и они, в принципе, знают, что такое приоритеты, они знают, что нужно составить планы, они знают, что есть цели, что в целях есть понятие smart. Они знают, что можно планировать год, месяц, неделю, день, они знают даже как планировать совещание и делегирование. Они всё это знают, но у них всё равно на столе бардак. У них всё равно часть заметок в Айфоне, часть заметок, планов в Outlook, часть на бумажках на столе, часть на бумажках под столом. У них есть какой-нибудь ежедневник, который используется не в качестве ежедневника, а в качестве записной книжки или тетради для конспектов и о тайм-менеджменте речи не идёт. Почему? Потому что для всего этого нужен качественный, продуманный инструмент. Некое пространство, в котором я могу реализовать как философию, так и теорию тайм-менеджмента.

«МОЙ УСПЕХ»

Я разработал и выпускаю систему управления временем «Мой успех».

У меня в жизни была история — мне тогда было примерно 23 года. Более 20 лет назад началась история моей дружбы с тайм-менеджментом. На тот момент я был очень активный молодой человек и в какой-то момент я обнаружил, что я вовлечён в четыре различных проекта, в некоторых из которых я самый главный. Я их придумал и запустил, и в некоторых я ещё нахожусь в структуре, и на меня сваливаются списки задач. При этом я исповедую философию, неправильно истолкованную из нагорной проповеди: «Не заботьтесь о завтрашнем дне — пусть завтрашний день сам заботится о себе». И вот я не совсем правильно понял эту мысль и живу одним днём, но часть меня толкает к свершению великих дел, а часть меня — сильно доверяющая. И поэтому я вдруг понимаю, что у меня есть куча дел, и я их даже не помню. И я думаю: «Всё, ещё немного — и я просто умру от этого давления, и я ничего не сделаю». А я всё хочу сделать, мне всё нравится. Всё, что я собирался делать, мне нравилось.

И вот тогда я бегу к Стиву и Кевину — я работал в команде с американцами в то время. Стив был король планов, он знал, чем его дети будут заниматься через 15 лет, он всё спланировал, он всегда ходил с ежедневником. Какое-то время я даже смеялся — это был не мой мир. Мой мир был миром харизмы и вдохновения, а этот мир был какой-то не тот. И тут я говорю: «Всё, ребята, учите!». И вот они сели, привезли мне хороший ежедневник, из Америки заказали, и год меня Стив учил — как организовать свою жизнь. Буквально с первых же шагов. И у меня реально получилось.

Инструмент был немного другой, даже не такой крутой, как Мой успех, но, используя его, я вдруг понял: «Я контролирую этот проект, я всё контролирую, я всем могу управлять». И мне за дышалось легче. С тех пор я стал жить с тайм-менеджментом в обнимку. Иногда у меня получалось лучше, иногда хуже. Есть люди, более склонные к планированию, у других нет планирования в крови. Для меня это постоянная борьба. Я хочу свободы творчества или глобальных целей, а вот сесть и планировать мне тяжело. Но без этого нельзя — вот этот конфликт породил во мне историю отношений работы с тайм-менеджментом, вплоть даже до того, что родилась система.

Потом я облазил весь рынок, когда у меня закончились американские ежедневники и не получилось их заказать. Я облазил весь рынок в России и ничего не нашёл. Всё, что я знаю про тайм-менеджмент, никуда не умещается. Что ни возьмёшь — китайских куча по 200 рублей, и ничего не нахожу про нормальную систему. Потом я обнаружил одну американскую систему и позже уже я сделал свою на русском языке. И она отражает всю картину тайм-менеджмента, которую можно туда поместить. Давайте разберем элементы этой системы.

РЕАКТИВНЫЙ И ПРОАКТИВЫЙ СТИЛИ ЖИЗНИ

Первый раздел про философию жизни. Существует два стиля жизни: реактивный и проактивный. Вы можете прочитать об этом у Стивена Кови.

Как вы считаете, что такое реактивный стиль жизни?

Это реакция на обстоятельства. Твоя энергия появляется тогда, когда тебя снаружи пинают. Жизнь твоя, твои цели, твои задачи, твоя активность порождены тем, что тебя кто-то поджимает. Либо начальство, либо голод, либо жена что-то требует, либо дети с тебя соки тянут, либо болезнь тебя скрутила и вот теперь на фоне того, что реально что-то заболело, ты начинаешь двигаться. Это реактивный стиль жизни. Если бы этого не было — ты бы этим не занимался. Большинство людей вокруг вас живут в реактивном стиле жизни.

Что такое проактивный стиль жизни?

Ты действуешь на основании не внешнего окружения, а на основании внутренней картинки. Ты себе что-то представляешь — тебе надумалось, что должно быть вот так и ты начинаешь трансформировать реальность под то, что тебе надумалось. Это и называется — цель. То, что тебе надумалось. У тебя рождается определённая цель, и ты начинаешь действовать, потому что она у тебя родилась и тебе почему-то туда хочется.

Ключевая фишка, отличающая реактивного от проактивного — у реактивного нет либо цели, либо нет долгосрочной цели. Реактивный человек не видит — куда он идёт в будущем. Он делает просто шаг, потому что ему стало горячо. Он наступил в грязь и: «Ой!». И он не знает, куда поставить ногу дальше. Проактивный человек, даже наступая в грязь, знает какой его следующий шаг. Он видит будущее и это наличие цели, наличие планов.

Ещё для проактивного образа жизни важно понятие ценности. Иногда проактивность — это даже не про цель, а это ещё и про ценность. Когда человек поступает определенным образом просто потому, что считает это правильным.

Идея такая — мы не можем быть 100% проактивными и 100% реактивными — это некий микс внутри нас. Где-то я проактивен, где-то я реактивен. Думая о себе, если взять мою рабочую нагрузку, то я практически 90% проактивен. Я сам себе придумываю работу, я сам себе придумываю другие формы деятельности, я сам себя в этом реализую. Всё, что я делаю — я просто сам себе это придумал. Но когда я прихожу домой, то проактивность на стороне моего сына. Он реально всегда знает, чем со мной заниматься. А я нет. А он точно знает. Говорит: «Папа, сегодня играем». Я говорю: «Во что?». И он мне готов рассказать 3 стратегии, во что будем играть. В этот момент его проактивность максимальна, моя — минимальна.

Напишите два пункта — где вы, скорее всего, проактивны и где вы, скорее всего, реактивны сегодня. Где у вас есть видение будущего: что делать завтра, послезавтра, через неделю и вы это делаете — это проактивность, и где нет этого видения. Иногда мы приходим на работу, просто есть задача со вчерашнего дня и я ее делаю. А что будем через 2—3 дня, через месяц моей работы — я не знаю. Это реактивный стиль. Или вы наполнены страстью на работе, вы знаете, как изменить ваш рабочий узел, вы знаете, что туда привнести, вы знаете, что вытрясти из начальства, вы знаете, чему надо научиться — это проактивность в рабочем режиме.

ПРИОРИТЕТЫ КАК ЭЛЕМЕНТ ФИЛОСОФИИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Следующая ценность или следующий элемент философии лайв-менеджмента или тайм-менеджмента — это понятие «приоритеты». Для того чтобы это понятие стало для нас понятнее и ближе, я ссылаюсь на две модели — принцип Парето и матрица Эйзенхауэра. Слышал я об этом давно, но в какой-то момент понял, насколько это круто и здорово. Принцип Парето, наверное, вам знаком.

ПРИНЦИП ПАРЕТО

Что такое принцип Парето? 20/80, 80/20. Не будем пытаться цепляться к цифрам, наверное, они не такие жёсткие. Это неважно — важен принцип, важна прогрессия. 20% моих усилий приносят 80% моих результатов, а остальные 80% моих усилий приносят 20% моих результатов. Это страшно.

Если мы об этом не спеша задумаемся — это страшная статистика. Я убеждён, что это статистика реактивного порядка, то есть, в данном случае Парето описывает реактивный стиль жизни, то есть, стиль жизни не осознанный. Когда я осуществляю деятельность неосознанно, по накатанной, она балансируется так. Но давайте посмотрим, что это означает в практическом ключе. 20/80 — возьмём 10 единиц и разобьем по процентам. Если вы работаете 10 часов в день, то за сколько часов в день вы делаете 80% своего дохода?

Представляете — два часа. А остальные за сколько часов? А остальные 8 часов вы добираете остальные 20%. Допустим, вы зарабатываете за день 10 000 — это значит, что за 2 часа вы заработали 8 000, а за остальные 8 часов — 2 000. Вы представляете, как сильно падает эффективность этого времени. И это — про каждого из нас. То есть, реально в реактивном режиме взять время каждого из нас — и прогрессия будет примерно такая. Два часа ты делал что-то внятное и полезное, а потом 8 часов ты делаешь вид, что ты работаешь. Но жизнь как-то сбалансировано наполняется чем-то и нельзя догадаться, что ты не работаешь.

Сейчас я скажу ещё более болезненную вещь. И это не я придумал. Я понял — что имел в виду Парето. Если у вас в команде 10 человек — ваша команда на выходе зарабатывает сколько-то денег, то сколько человек зарабатывает 80% денег?

Два. А сколько остальных зарабатывают 20% денег? Восемь. Понимаете? И, допустим, ваша команда зарабатывает за месяц миллион, то два человека зарабатывают 800 000, а остальные 8 — только 200 000. То есть, стоимость этого одного человека 400 000, а стоимость другого — 25 000. То есть, разница — 375 000. И это тоже про вас. Кто-то из вас в числе 20%, а кто-то из вас в числе 80%. Но это уже задача руководства — наводить баланс в своей команде. Повторю Парето — это реактивный режим, то есть, так происходит автоматически, когда мы пускаем жизнь на самотёк.

Давайте сейчас возьмём часть про часы. Время. Какова моя задача, если я адекватен? Я хочу получать эффект. Что будет означать для меня увеличение результата, если смотреть в цифрах.

ВЫСОКОДОХОДНЫЙ ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Как увеличить эффективность одного и того же дня? 10 часов работы, я больше времени туда не помещу. Но как мне на выходе получать больше в конце этого дня? Я должен научиться выделять некоторые дела и определённым образом их маркировать — эти дела, которое называются высокодоходные виды деятельности. Это дело, приносящее мне больше денег. И увеличить его количество в дне. За счёт чего? Времени-то больше не станет. За счёт сокращения других дел. Вот это и есть тайм-менеджмент. Это и есть суть тайм- или лайв-менеджмента — научиться видеть приоритеты.

Зачем нужен приоритет? Приоритет — это то, что дороже стоит, то, что приносит больше результатов. Если это деньги — про деньги, если это отношения — там другая валюта, но больше результат. В итоге, моя задача — научиться анализировать список своих дел на сегодня, выбирать приоритеты и спрашивать себя: «Могу ли я увеличить это в 2 раза? Могу ли я ещё сделать такое дело за счёт избавления от чего-то более мелкого?» По-хорошему нужно написать список своих дел на день или на неделю и проанализировать. Пишешь список дел и сидишь, думаешь — что здесь является приоритетом. Находишь это и спрашиваешь себя: как это сделать быстрее, качественнее и в 2 раза больше.

Какой мой ВВД (высокодоходный вид деятельности), если я активный продавец? Генерация первичных контактов — моё главное ВВД. То есть, я должен постоянно увеличивать количество новых встреч и звонков. Допустим, я делаю в день 50 звонков или посещаю 50 контактов — это мой ВВД. От этого зависит мой конечный результат. Я делаю 50, а остальное время я делаю что-нибудь. И когда я понял, что деньги у меня приходят от первичного контакта, от поиска клиента, я решил увеличить эту часть.