Бесплатный фрагмент - Эффективный тайм-менеджмент. Перестань искать 25 час

Введение

Мечтали ли вы когда-нибудь о том, что бы дела, которые вы запланировали быстро и легко решались? «Конечно да!» — ответит каждый, кто читает эту книгу.

Однако, у вас, может возникнуть вопрос, а будет ли данная книга полезна мне, если я: новичок, бизнесмен, домохозяйка и т.д.? Однозначный ответ: «Да!». Почему?

Поэтому в данной книге мы с вами рассмотрим такие темы как: целеполагания, планирование, приоритезация, а также проведем анализ текущей ситуации, чтобы знать как идти из точки А в точку Б, от текущей ситуации к высокой эффективности. Но для того что бы освоение материала мог начать, даже не сведущий в основных понятиях новичок, начнем с базового понятия, что же такое тайм-менеджмент.

И так приступим?

Глава 1 Тайм-менеджмент

Основные понятия и самоанализ

Любой человек в нашем современном мире, так или иначе, желает успевать все, тем более что с каждым днем успевать идти в ногу со временем и подстраиваться под новые технологии становится не так просто.

Для крупных компаний был разработан определенный алгоритм действий для большей эффективности и продуктивности сотрудников организации. Затем этот алгоритм был слегка видоизменен и адоптирован под более широкую аудиторию. От сюда и возник тайм-менеджмент, с которым так или иначе мы сталкиваемся каждый день. Теперь давайте разберёмся, что же такое тайм-менеджмент.

Точное понятие тайм менеджмента можно определить так — технология, позволяющая эффективно управлять невосполнимым капиталом собственного времени согласно своим целям и ценностям.

Для чего это необходимо простому рядовому гражданину нашей большой страны? Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами. Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня или более продолжительного отрезка времени, чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы.­­­

Самоанализ

И так главная задача, которую необходимо решить в данный момент это провести анализ текущей ситуации, что бы понять в какой точке вы находитесь в данный момент. И так приступим! ­­­­­­­­

Для начала определим капитал вашего времени, для этого заполните данные в представленной таблице.

Для чего это нужно?

При постановке цели на предстоящий планируемый период необходимо знать, на какой отрезок времени планировать достижение конкретных результатов, как в плане личной жизни, так и карьеры. Расчеты показывают, что вы располагаете ограниченным ресурсом времени. В вашем распоряжении всего определенное количество часов свободного времени.

На что их можно потратить? Все зависит от того, какие цели вы преследуете. Для этого необходимо разобраться в том, чего вы желаете.

Тайм-менеджмент это не только технология управление времени, но и набор инструментов для рационального использования вашего капитала времени. И большой или маленький капитал вашего времени определяете только вы. Для более эффективного расходования вашего времени вы можете применить все инструменты, приведенные в данной книге, для менее выбрать только определенные, которые вам более подходят.

Визуализация времени — пирог времени.

Для того что бы понять много или мало капитала времени у вас, есть прекрасный инструмент визуализации времени — пирог времени.

Для примера рассмотрите следующее изображение.

Теперь мысленно разделите круг на то количество времени, которое вы отвели себе в таблице капитала вашего времени (пункт 2), мысленно закрасьте то количество времени, которое уже прошло, из расчета одно деление — одни год. Так же учтите и время, отведенное вами на сон, так как оно не учитывается. Теперь вам наглядно видно, какой капитал времени у вас еще остался.

Для большей эффективности данного упражнения нарисуйте это колесо вашей жизни и повесьте в том месте, где вы проводите большее количество времени. Для чего это необходимо? Перед тем как отвлечься от самых важных дел запланированных на ваш день, посмотрите на ваш пирог времени, отвлекаться не захочется. Очень мотивирует!

Хронометраж

Для начала давайте разберемся, что это такое. Если обратиться к википедии, то там есть четкое понятие, которое звучит так.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Подобный метод необходим для того, чтобы тщательно изучить, как именно вы проводите свое время.

Хронометраж — это первый шаг в освоении тайм-менеджмента. Для чего он нужен. Дело в том, что ощущение времени субъективно. Игры, форумы, социальные сети, телефонные звонки, ролики на YouTube — это затягивает. А вот 20-ти минутное выполнение какой-то скучной задачи, представляется часовой тянучкой.

Время, которое мы тратим на полезные занятия, мы склонны преувеличивать. И наоборот, вред «пожирателей времени» мы преуменьшаем. То есть ошибка всегда идет во вредную сторону. Тут нам и поможет хронометраж!

Вы ходите и записываете, чем занимаетесь и как долго. Весь день.

Поговорили по телефону, сразу записали, не просто разговор, но и время разговора, и о чем он! И так, с каждым действием, которое вы выполняете в течение всего своего дня, каждые 10—15 минут.

Сколько по времени вести хронометраж? Конечно, есть люди, которые ведут хронометраж всю жизнь. Но этого делать не обязательно! 2—3 недели — этого достаточно для того, чтобы получить общую картину! Да, вы получите чёткую картину того, что с вами происходило, как распределялось ваше время. Вы увидите, сколько РЕАЛЬНО времени вы тратите на те, или иные занятия.

Небольшой вывод

Хронометраж — эффективнейший инструмент управления временем, дающий достоверные результаты. Он помогает отыскать свои промахи, и дает возможность от них избавиться.

Вести хронометраж ежедневно или прибегать к нему время от времени каждый решает сам. Но даже 2 недели хронометража в год помогут вам сделать свой день более плодотворным. Вы научитесь чувствовать время, а, следовательно, и правильно его распределять.

Глава 2 Планирование. Виды

Мы с вами сейчас поговорим о планировании, вообще существует большое количество видов планирования, но мы рассмотрим с вами только основные, которые в большей степени используются в современной жизни.

Эффективное планирование — залог успешного развития любого дела. Однако очень часто мы недооцениваем значение этого аспекта и просто плывем по течению, подстраиваясь под жизненные обстоятельства.

В принципе все виды планирования можно распределить основные категории: линейное планирование и нелинейное планирование.

К линейному планированию можно отнести, всем известный вид планирования — жесткое планирование, это составленный список конкретных дел, с конкретными часовыми рамками для их выполнения. Знакомо?

Но бывает и другое время не хронометражное не то, которое четко привязано к часам, а время, связанное с удобным моментом, когда нам удобно выполнить ту или иную задачу. Вот именно такой вид планирования и называю нелинейным планированием.

Нелинейное планирование

Для того чтобы более подробно разобраться в нелинейном планировании или как его часто называют контекстное планирование, приведу примеры. Вам позвонила мама или руководитель, с которым необходимо обговорить важные моменты. Или вы встретили в коридоре одного из своих коллег. Посещение банка или автосервиса, тоже будет являться нелинейным планирование.

Делая вывод из примеров можно дать четкое определение, что же такое нелинейное планирование. Нелинейное планирование — совокупность факторов благоприятных для выполнения той или иной задачи.

Очень часто такого рода планирование применяется у творческих людей, когда к ним приходит вдохновение, или у вас были шикарные выходные и в понедельник на работе эффективность вашей деятельности почти на 0, есть благоприятное время привести в порядок свое рабочее место.

Случаются моменты в нелинейном планировании, которые могут от вас не зависеть, например, у вашего начальника родился внук или внучка и вы идете и просите повышение к зарплате. Или купить продукты — когда буду в магазине.

На чем основана данная система — на выявление обычных обстоятельств, которые присутствуют в вашей жизни. Очень удобным методом такого планирования является заведение тематического блокнота с закладками, где каждая закладка соответствует теме события. Например, закладка «Дети», в которой могут быть прописаны основные тезисы которые необходимо не забыть, почитать, сделать определенное упражнение.

То есть очень большой пласт важных и нужных дел привязывается не к какому-то времени, а реализовывается тематически. В контексте каких-то событий. Записать подобные события в точный временной план дня практически невозможно.

Как правильно пользоваться контекстным планирование в повседневной жизни.

Для начала необходимо определить суть самого контекст, например кто или что это будет.

Это может быть «место» или действие, привязанное к организации, компании (магазин, дом, офис, школа). Или задача, решение которой связанно с определенной личностью или группой (при встрече с другом, в разговоре с преподавателем). Внешние факторы, если реализация поставленной цели зависит от каких-то обстоятельств (принятия закона, погоды). Внутренние факторы, когда выбор времени определяет сам человек по своему «настроению», «здоровью», «вдохновению».

Одно из главных правил данного способа планирования является визуализация, так как, если этого не будет происходить, они просто выпадут из вашего внимания. Память кратковременная, она со временем затирается другими моментами вашей жизни, и через пару недель вы уже и не вспомните. Ведь самая острая память, тупее самого тупого карандаша. Если мы записываем — это означает, что мы даем этому возможность быть и жить, потому что не нужно опираться на запоминающие способности собственного мозга. Опирайтесь на внешний инструмент, у вас есть чем занять свой мозг, кроме запоминания большого количества информации, которую можно просто записать. Пользуйтесь карандашиком это действительно удобно.

Структура внимания

Начнем мы эту небольшую, но очень важную тему с наглядного примера, а далее по пунктам будет рассказано о каждой составляющей.

И так начнем. Есть такой хорошо известный в психологии принцип 7±2. Учеными доказано, что человек может удерживать у себя в голове 7±2 задачи или единицы информации.

Теперь обратимся к рисунку выше, для того что бы понять, как этот принцип поможет в решении и выхода из сложившейся ситуации.

Есть одна ключевая задача, которая вот здесь сейчас перед вами. Есть на следующем этапе еще 7 ±2 задачи. И есть остальные все подпороговые, которые за пределами. Мы не держим их во внимании, но как-то они появляется, и исчезают, мы не можем особо это контролировать.

Вот для того чтобы эффективно справляться с задачами, я хочу порекомендовать вам использовать следующую технологию. В самой ближайшей зоне, в фокусе внимания, должна находиться одна задача или один какой-то документ, с которым вы работаете. Он всегда должен быть у вас под рукой. Следующая зона это 7 ±2 нужные задачи или документы, которые вы можете в течение дня, использовать, к которым вы можете возвращаться. И самая дальняя зона это подсознание, все остальное, которое может пригодиться, может, не пригодится, но что называется по остаточному принципу.

Та задача или проблема, которая лежит прямо перед вами, она не должна удаляться, пока вы ее не выполните. Задачи или проблемы расположенные в зоне 7 ±2 удаляются вами ежедневно по мере выполнения, закрытия. Так или иначе, вы анализируете, какие вещи, ежедневно добавляются в эту зону. Новые задачи, перетаскиваются из всей остальной зоны бесконечности. И зона бесконечности, зона подсознание она будет удаляться вами раз в неделю. Не забывайте следить, чтобы на периферии вашего основного пространства у вас не возникало хаоса. Также этот принцип вы можете использовать и при долгосрочном планировании.

Долгосрочное планирование

В долгосрочном планировании необходимо обратить внимание на три основные категории плана — это ежедневный план, недельный план и годовой план.

Ежедневное планирование производится по сути дела накануне предыдущего дня. Вы подводите итоги предыдущего дня и планируйте на следующий, или вы с утра не сразу ныряете в свой день, что называется с головой, а выстраиваете план в зависимости от того как вам это удобно, тут каждый для себя сам принимает решение.

Еженедельное планирование — вы также используете и перетаскиваете из плана на неделю задачи на каждый день и годовое планирование, то есть после постановки целей на год, раз в неделю вы переносите задачи, поставленные на год в вашу неделю. При таком подходе вы работаете с принципом фокусировки внимания полноценно. У вас есть цели на год, у вас есть цели на неделю, у вас есть цели на день.

Раз в неделю вы переносите из целей на год, цели на неделю, из цели на неделю, переносите цели на день. Которую вы так иначе выполняете, при этом достигая выполнение и долгосрочных планов в том числе.

Я попрошу вас сейчас заполнить одну табличку.

Для заполнения данной таблицы вам необходимо ответить на следующие вопросы, и записать в первую строку: в каком виде сейчас существует ваше ежедневное планирование, еженедельное и годовое? Во второй строке вы указываете: как часто она просматривается? И в последнюю строку записать, что исходя из того что вы сегодня узнали, вы сможете, измените или усовершенствовать? И так давайте подведем небольшой итог данной главы.

— Планирование — это, как выполнить задачу в оптимальное время.

— Контекстными задачами нужно управлять сознательно, и нужно выделять на это время, точно также как, при планировании жестких встреч, которые привязаны к конкретному времени.

— Внимание это ресурс, который вы можете использовать эффективно, используя принцип 7±2. Его, возможно, использовать при распределении задач и этот же принцип 7±2 вы можете использовать при долгосрочном планировании.

Глава 3 Планирование. Методы

Никто не сможет дать вам идеальный рецепт того, как именно вам стоит вести вашу систему планирования. Не попробовав разные методики, вы не сможете прийти к своей собственной. Однако вы можете выбрать метод, из представленных в данной главе, и адаптировать под себя, под свои задачи.

Прежде чем перейти к конкретным техникам или методам планирования, необходимо дать четкое определение, что же такое методы планирования — конкретный способ, технический прием, с помощью которого решается какая-либо проблема. И начнем мы с самой простого метода контрольные списки.

Контрольные списки

Наиболее простая методика, при помощи которой можно планировать время и дела. Это просто перечень того, что нужно сделать. Такие перечни очень удобны тем, что не требуют никаких дополнительных ресурсов, или использование сложных схем, но и позволяют наглядно отображать всё, что вам нужно сделать и контролировать этот процесс.

Составляется список целей и задач очень просто: можно на листке бумаги просто записывать всё, что вам требуется выполнить и когда, а по завершению выполненные пункты просто вычёркивать.

Контрольные списки или обзорные списки, когда они могут быть полезны? При подготовке к совещаниям, то есть если нужно готовиться к совещанию, и вы хотите четко понимать какие вопросы на этом совещании необходимо решить вы составляете краткий регламент.

Так же это могут быть вопросы перед телефонным звонком, да для телефонного звонка тоже стоит готовиться и прописывает себе вопросы которые вам необходимо обсудить.

Это может быть список того что необходимо взять с собой в поездку.

Контрольный список это базовая вещь чтобы ничего не забыть, ведь лучше просто поставить галочки и уехать со всем комплектом документов, вещей и всего остального. Это может быть любой список событий и мероприятий, которые необходимо учесть при планировании дел.

В чем преимущество? Во-первых, это дает вам определенную гибкость, здесь нет четкой привязки по времени и тем самым вы можете, перетасовывайте этот список, менять приоритетность задачи и пользоваться им в свое удовольствие. Меньше риск забыть, вы так или иначе выполняете весь список, и выполнение задач по такому списку не сковывает вас жестким планом, то есть много свободы это, безусловно, удобно.

Принцип 80/20

Многие уже знают про данный метод, но не все знают, как его адаптировать под себя, но для тех, кто впервые слышит о данном методе, разберем его более подробно, как говориться под микроскопом.

Стоит внимательно и непредвзято посмотреть вокруг, и мы придем к выводу: в самых разных сферах жизни данный принцип в каком-то приближении проявляет себя с удивительным постоянством.

Точность этого соотношения может варьироваться, но главный вывод всегда работает. Основной предпосылкой данного метода является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.

Наглядно данное правило выглядит так:

20% действий = 80% результата

80% действий = 20 результата

Если применить данное правило к своей каждодневной деятельности, то можно увидеть, что 80% всего того, что вы делаете за день — это всего лишь 20% нужного вам результата, а 20% грамотно спланированных действий на 80% приближают вас в заветной цели.

Исходя их этого, запомните, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение лёгких и не менее важных, но присутствующих в гораздо большем объёме.

Принцип 80/20 применим как в профессиональной среде, так и в личной жизни. Главное — понимание того, что в каждый момент времени мы можем определить и использовать для себя то малое, что может дать нам многое. С другой стороны, упростив жизнь, путем выметания из нее того, что не работает и не соответствует нашим ценностям, мы легче определяем ценное малое и достигаем с его помощью желаемых больших результатов.

Пример. Вы можете провести день с близким человеком, но к вечеру услышать от него, что в последнее время вы почти не уделяете ему внимания. А можете уделить ему всего лишь один час вместо четырех, и этот час запомнится ему и вам на всю жизнь.

Секрет прост: в первом случае вы на самом деле полностью не посвятили ему ни минуты, периодически отвлекаясь на телевизор, звонки по телефону или обсуждение пустых второстепенных вещей. Во втором подарили человеку все свое внимание, поставив акцент на качестве общения, а не на количестве часов, проведенных вместе.

Древовидные карты или mind maps.

Mind maps — это инструмент визуального отображения информации, позволяющий эффективно структурировать и обрабатывать ее.

Англоязычное словосочетание Mind map дословно переводится как «карта ума» («map» — карта, «mind» — ум). Встречаются и другие варианты перевода этого понятия: ментальная карта, карта мыслей, диаграмма связей или ассоциативная карта.

Mind maps представляет собой древовидную схему, на которой изображены слова, идеи, задачи или другие понятия, связанные ветвями, отходящими от центрального понятия или идеи. Ветви, имеющие форму плавных линий, обозначаются и поясняются ключевыми словами или образами.

Основная задача mind maps заключается в том, чтобы структурировать любую информацию, идею и задачу, делая ее простой и понятной. Карта идеально подойдет, если вам нужно провести мозговой штурм, решить профессиональные задачи или личные проблемы, распланировать время и цели на долгий либо краткий срок.

Ко всему прочему, mind maps — отличный аккумулятор идей, а потому помогает найти вдохновение людям творческих профессий: писателям, сценаристам, музыкантам, фотографам, блогерам и т. д.

С понятиями и моментами как применять такого рода карты мы с вами разобрались, теперь давайте более подробно коснемся практической части данных карт, а именно составлении. Ниже для наглядности будет приведен пример уже готовой карты, а после по пунктам подробно расписано: Как? Что? И куда?

И так приступим, как же создать mind maps.