Бесплатный фрагмент - Дашборд для директора

От автора

Здравствуйте! Меня зовут Алексей Колоколов, я занимаюсь внедрением систем корпоративной отчетности. Уже больше 10 лет я помогаю заводам, банкам, торговым компаниям делать большие данные понятными для принятия решений.

Свой путь я начинал со стартапа, где мы мечтали сделать универсальный конструктор отчетов. Благодаря ему менеджер бы получал любые данные из базы без помощи программиста. Но с годами я убедился, что бизнесу нужен не еще один конструктор «сделай сам», а законченный продукт: тот самый монитор руководителя, информационная панель, он же дашборд.

Поначалу я обращался к дизайнерам, думая, что они сделают «красиво» — и клиент будет доволен. Но оказалось, что дизайнер может только оформить, а выбрать диаграммы и передать смысл данных должен автор отчета. Поэтому я стал изучать инфографику, а потом и адаптировать ее подходы для ИТ-проектов.

Я обучал наших клиентов, как делать красивые и понятные отчеты в тех программах, что мы внедряли: QlikView, Tableau, Power BI, Cognos. А затем стал проводить открытые мастер-классы. И учил не программистов, а пользователей — тех, кто не имеет глубоких технических знаний. Лайфхаки визуализации и создания дашбордов перенес в старый добрый Excel, ведь у 95% компаний отчеты живут в нем. Так, неожиданно для самого себя, я стал бизнес-тренером и за 4 года обучил созданию дашбордов 3000 человек. Боролся с возражениями в духе «а у нас так принято» и «пусть руководство само решит, что им надо», подбирал практические упражнения, чтобы люди на кончиках пальцев впитали навык визуализации, имея лишь самые простые средства: Excel или даже листок бумаги.

Последние 2 года я работал над книгой, страдая перфекционизмом и желая описать все и сразу. Но в итоге решил, что лучше вместо «Войны и мира» опубликовать хотя бы четверть материала. Именно ту часть, где мне приходилось формулировать простые правила, набивать шишки в реальной практике российских компаний, когда метод «МакКинзи» не работал.

Я надеюсь, что вы прочитаете эту небольшую книгу и как можно скорее примените знания в своей работе, сделаете отчетность в ваших компаниях понятнее. А ваши директора будут принимать верные решения на основе реальных данных и увеличивать прибыль.

---

О чем эта книга

Книга будет полезна тем, кто готовит отчеты своим руководителям, клиентам и партнерам. Обычно это экономисты, финансисты, маркетологи, менеджеры проектов и продуктов. Должность может называться как угодно, главное — это роль бизнес-аналитика, того, кто превращает сырые данные в информацию для принятия решений.

В книге я дам пошаговый план создания дашборда. Я сфокусируюсь на том, что обычно остается за рамками стандартного «собрал данные — нарисовал диаграммы — автоматизировал». Вот эти этапы работы:

1. Выделить и оформить ключевые показатели, чтобы они были действительно ценны для бизнеса, а не просто отражали статистику компании.

2. Логично скомпоновать диаграммы и таблицы в рабочей области дашборда. Чтобы это легко воспринималось, а не вводило в ступор.

3. Адаптировать отчет под целевую аудиторию и избежать ситуации, когда вы «поработали в стол».

4. Презентовать вашу работу, чтобы заказчик действительно вовлекся и понял, как пользоваться дашбордом.

5. Оформить чистовик и что проверить, чтобы он выглядел презентабельно.

Я расскажу какие BI-программы популярны на рынке, чем они отличаются и как выбрать подходящую. В заключение я дам рекомендации, как продолжить прокачивать свои навыки визуализации данных и создания полезных дашбордов.

Чего здесь не будет, так это рекомендаций о том, как правильно строить диаграммы. Все уже сказано в книге «Говорим на языке диаграмм» Джины Желязны. Это хорошая база по деловой графике на слайдах. А вот о продвинутой визуализации в современных BI-приложениях я расскажу в своей следующей книге. Часть материала можете почитать в моем блоге www.alexkolokolov.com/blog.

Нет здесь и советов про дизайн. О том, как делать красиво, написано много книг, и повторяться я не хочу. Логичный, аккуратный отчет будет всегда смотреться красиво. Тем более, что минимализм до сих пор в тренде. Мои правила не являются догмой, ведь то, что нравится одному заказчику, не подойдет другому. Всегда остается субъективное восприятие. Но мои подходы работают в 95% случаев и экономят время и нервы. Я за то, чтобы небольшими итерациями идти от черновика к законченной работе и выходить из творческого тупика, когда вы уже отчаиваетесь и не знаете, как угодить директору. Поэтому я уделил особое внимание примерам. Все они основаны на реальных событиях и обезличены.

1. Что такое дашборд

В компаниях можно часто встретить такую ситуацию. Директор попросил подготовить отчет, аналитик постарался и принес многостраничный документ с детальным описанием всех таблиц и диаграмм. От обилия информации директор растерялся и попросил сделать отчет наглядно, на одном экране. Аналитик сделал то, что ему сказали, принес и онемел от вопроса «А где конкретика и детали?» У него никак не получается угадать, что же нужно директору. Для решения этой проблемы есть особый формат отчетов — дашборд. Он помогает наглядно представить большой объем информации.

Откуда взялись дашборды

Слово «дашборд» происходит от английского dashboard — «приборная панель». Сразу возникают ассоциации с панелью автомобиля, на которой есть спидометры, индикаторы уровня бензина и другие приборы. Если возникают проблемы, то загораются лампочки. Они напоминают долить масла или проверить двигатель. Получая информацию с дашборда, вы управляете бизнесом, словно автомобилем: следите за состоянием приборов и вовремя реагируете на сигналы неполадок.

Есть два варианта написания и произношения слова. Первый: «дЭшборд», с ударением на первом слоге, потому что так произносится на английском. Второй: «дашбОрд», с ударением на второй слог, потому что это англицизм, уже укоренившийся в русском языке. Я считаю верным второй вариант.

Первые дашборды появились в конце 90-х годов в США благодаря развитию корпоративных информационных систем. Существовал даже сегмент в IT — EIS (Executive Information System). Это программа, в которую из разных баз собирали данные и представляли их высшему менеджменту. По стилю оформления это напоминало приборную панель автомобиля.

Этот пример из книги Стивена Фью Information Dashboard Design показывает, как забавно и нефункционально это выглядело в начале «нулевых».

Объем данных увеличивался, и программы для автоматизации отчетов, обработки больших объемов данных стали еще нужнее. Этот класс программного обеспечения стал называться BI (Business Intelligence), а в русской адаптации — системы бизнес-аналитики. Появилось много программ, которые позволяли создавать дашборды, красивые и не очень. Вот, например, как выглядел дашборд в начале 2010-х, созданный в системе Qlikview, находившейся в то время на пике популярности.

Вы узнаете те же датчики-спидометры, характерную черту дашбордов того времени. BI-системы были дорогим удовольствием, и их обладатели стремились показать, что у них не просто база данных, а хай-тек. А в это же время специалисты, у которых не было лишних денег на BI, делали дашборды в обычном Excel. И внешне получалось ничуть не хуже, только требовало больше ручного труда.

Что такое дашборд сегодня

В современных дашбордах можно увидеть сходство с «предками», только они стали технологичнее и удобнее. Сегодня дашборд — это интерактивный экран, на котором визуально представлены ключевые показатели компании, а данные динамически обновляются. Пользователь с первого взгляда видит важные для него показатели, в этом примере это доходы, расходы, EBITDA и чистая прибыль. Каков их тренд в течение года и отклонения от плана. Ниже идет детализация по основным услугам и проектам, и если на них нажать, то дашборд покажет динамику и отклонения именно по ним.

Из чего состоит дашборд

Давайте начнем с примера. Вот смотрим мы на этот дашборд и немного чувствуем себя дураками, так как с ходу не понимаем, что здесь изображено и какой вывод из этих графиков надо сделать. Хочется, чтобы кто-то нам объяснил цель отчета.

Вот другой вариант этого же дашборда. Уже становится понятней: наверху расположены самые важные показатели, дальше — диаграммы и графики выручки, в нижней половине отчета есть таблицы с подробностями по каналам продаж и регионам. Вся картинка словно разделена на невидимые, но логичные части.

Таких частей, или уровней, три:

1. КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ (KPI). Это самые важные итоговые цифры.

2. АНАЛИТИКА. На этом уровне показатели представлены визуально на диаграммах, графиках, картах.

3. ДЕТАЛИЗАЦИЯ. Это справочные данные, обычно в виде таблиц с условным форматированием.

Дашборд не всегда содержит таблицы. В нем могут быть только ключевые показатели и диаграммы. Или наоборот, ключевые показатели и одна большая таблица. Но всегда надо соблюдать правило очередности уровней: сначала KPI, потом диаграммы и после них таблицы, если они есть. Иногда я на своих курсах объясняю это так: у дашборда всегда есть «шапка» с самой важной информацией и рабочая область с основным содержанием.

Иногда бывают исключения, талантливый дизайнер может расположить блоки в другом порядке, и все равно будет смотреться красиво и понятно. Но так получится не у каждого, так что рекомендую это простое правило — «сверху вниз, 1-2-3». Оно надежно работает, как молоток.

2. Постановка задачи

Автоматизация корпоративной отчетности, как и большинство ИТ-проектов, предполагает составление технического задания. Но как часто бывает в этой сфере, заказчик «сам не знает, чего хочет», требования в ходе проекта меняются, и приходится по нескольку раз переделывать.

Когда ты внешний подрядчик, то клиент вынужден прочитать ТЗ перед подписанием договора. Но и это не всегда страхует, он может сказать: «Неважно, что я там подписал, вы же эксперт и должны были все предусмотреть…» Еще сложнее внутри организации, когда ваш заказчик ничего не подписывает и просто требует бесконечно дорабатывать, пока вы его не удовлетворите.

Как с этим быть? Мой опыт показывает, что невозможно написать на 100% четкую постановку задачи, либо ее согласование займет пару месяцев. Я за то, чтобы не разводить бюрократию, а итерационно заниматься созданием конечного визуального продукта. И для этого у меня есть простой инструмент.

Техзадание на салфетке

Мои клиенты из больших корпораций часто жалуются на своих ИТ-разработчиков, которые им говорят: «Вы напишите нам четкое ТЗ с алгоритмами расчета всех показателей, и мы вам сделаем отчет — не проблема. Вот вам в помощь описание схемы хранилища данных на 150 страниц».

В других компаниях обратная ситуация. ИТ сами проявляют инициативу, хотят показать бизнесу возможности больших данных. А им в ответ: «Ну вы сначала сделайте, покажите нам варианты — мы посмотрим, скажем, что больше нравится. А вычитывать вашу документацию не будем». Или сразу говорят: «Нам надо 100 метрик на одном дашборде в режиме реального времени! Не знаете, как сделать? Тогда отстаньте, мы в Power Point, как раньше, обойдемся». Это, конечно, крайние варианты. Я в своей работе использую короткую форму брифа из 6 пунктов.

В левой половине — логика, факты по существу: в каком формате будет представлен отчет, с какой периодичностью будут обновляться данные, какие ключевые количественные показатели и в каких разрезах (фильтрах, категориях) будут отображены. Справа — творческое полушарие, ассоциативное мышление. Эти пункты находятся за рамками самого отчета: заказчик, его выводы и решения. Давайте разберем подробнее «левое полушарие».

ФОРМАТ И ПЕРИОД

Каким образом заказчик будет смотреть в отчет: на слайды с экрана проектора, на экране планшета в BI-приложении, в Excel на своем ноутбуке или бумажные распечатки? Это все разные форматы конечного носителя информации, и важно заранее определить реальный сценарий использования. Одному клиенту мы сделали онлайн-дашборд в PowerBI. Он посмотрел и сказал: «Все супер, а можно такое же, только в Excel? Чтобы можно было цифры поправить и в PDF по почте выслать».

Период — это как часто отчетом будут пользоваться: раз в день, в неделю, в месяц, в квартал. Если совещание по этим показателям проходит раз в месяц, то не стоит тратить огромные ресурсы на обновление в режиме реального времени.

КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ

Самые важные количественные показатели: прибыль, выручка, продажи, численность, ФОТ и другие (в зависимости от цели отчета). Они могут складываться из множества составляющих, но эти детали вы проработаете потом. Сейчас надо сфокусироваться на тех, что в первую очередь важны заказчику для принятия решения.

КАТЕГОРИИ, ФИЛЬТРЫ

Этот пункт описывает, как вы будете детализировать ключевые показатели: по филиалам, брендам, статьям бюджета. Это тоже нужно заранее узнать. Например, директору важно фильтровать сделки по типу клиента, а такого признака в базе нет. И вы либо заполните это поле в источнике данных, либо сделаете агрегированный промежуточный расчет.

С описанием левой части у аналитиков обычно нет сложностей. А вот ассоциативная правая ускользает от внимания. Хотя в ней находятся вопросы, больше всего влияющие на успех проекта.

ЗАКАЗЧИК

Не бывает универсальных дашбордов, «для всех». Менеджер по продажам, начальник отдела и коммерческий директор принимают разные решения в рамках своих полномочий. Поэтому выводы и наборы показателей у них разные, а следовательно, и отчеты должны быть персонализированы.

Мы можем думать, что готовим отчет для генерального директора, а на самом деле — для заместителя, который действительно анализирует, принимает решение и уже несет «на подпись» директору. Важно не запутаться, кто реальный адресат, а кто «стоит в копии».

ВЫВОДЫ

Вывод логически исходит из показателей и категорий в отчете, правильно представленных на диаграммах. Например, помесячный график выручки растет вверх, а рентабельность падает. А рядом мы видим список убыточных проектов.

Здесь мы говорим о том, что можно понять, глядя в отчет: где отклонения, проблемы, задержки сроков, или же все хорошо идет по плану. Это преобразование данных в информацию, но еще не принятие решения.

РЕШЕНИЯ

Дашборд в явном виде не напишет вам решение. Оно всегда принимается в голове заказчика, причем на основе дополнительной внешней информации или просто опыта. Но решения должны логически стыковаться с выводами, например:

— падают продажи в сегменте — увеличить рекламный бюджет;

— офис не выполняет план уже третий квартал подряд — уволить руководителя;

— низкая конверсия агентских продаж — увеличить комиссионные ставки.

Чтобы принимать такие решения обоснованно, нужно сравнить и офисы, и каналы, и разные периоды. Для этого и нужен интерактивный дашборд.

Поначалу легко перепутать решения и выводы. Часто аналитики боятся спрашивать свое руководство: «А зачем вам этот отчет? Какие решения вы будете принимать?» Может показаться, что вы лезете не в свое дело. Но хороший директор не сочтет такой вопрос за наглость, а наоборот, оценит вашу инициативу и старание сделать отчет полезнее.

Невозможно предугадать и описать все варианты решений. Но обсудить один-два варианта, связать левое и правое полушарие в один сценарий — вполне реальная задача. Давайте рассмотрим пример.

Кейс: структура себестоимости

Финансовый директор одного агрохолдинга получал каждый месяц от экономистов огромный отчет по структуре себестоимости, факторам отклонений от норматива, детализации по каждой статье. И его раздражало, что каждый раз приходилось задавать вопросы, слушать разъяснения, что и как считали. Там хоть и были все необходимые данные, но без комментариев невозможно было помнить, на каком листе и с какими условиями фильтра находятся нужные выводы.

Я взял интервью у заказчика и заполнил техзадание на салфетке. Вот что получилось.

С первой строкой таблицы все просто: финансовому директору нужен ежемесячный дашборд в Excel.

Дальше идем по левой фактической части. Ключевой показатель — это себестоимость 1 кг продукции, план-факт и отклонение. Этот KPI директору важно видеть по фабрикам, статьям затрат и в помесячной динамике.

Переходим к правой ассоциативной части. Какой вывод ему нужно сделать? Очень простой — кто виноват в превышении норматива себестоимости. Статей затрат много, но они сводятся к двум группам: те, за которые отвечает сама фабрика, и те, которые формируют конечную себестоимость, — маркетинг, логистика и прочие вспомогательные службы.

Что он будет делать с этой информацией? Какое решение будет принимать: платить или не платить премию директору фабрики? Если норматив себестоимости превышен, это плохо. Но если при этом фабрика уложилась в свои лимиты, то она получает свой бонус.

Такая форма помогает сфокусироваться на самом важном и не утонуть в согласовании второстепенных деталей. На основе этой вводной можно уже нарисовать эскизы, основные визуальные идеи как бы на «обороте салфетки»:

— горизонтальная водопадная диаграмма, на которой мы видим промежуточную производственную себестоимость и итоговую с учетом всех сопутствующих расходов;

— рейтинг фабрик по себестоимости;

— помесячная динамика плана и факта.

Итоговый дизайн немного отличается от эскиза, но содержание все то же. Мы сразу видим ключевые показатели отклонений себестоимости. Норматив превышен, и поэтому перерасход горит красным, но по своим статьям производство уложилось в лимиты, так что экономия горит зеленым.

Фабрика может рассчитывать на премию, если, конечно, ее есть из чего платить. Мы помним, что дашборд дает информацию, базовый сценарий, а конечное решение остается за заказчиком.

3. Ключевые показатели

Мы поняли, что такое дашборд и какой должна быть его структура. Теперь начнем с первого уровня — выделения и графического представления ключевых показателей. Они позволяют оценить достижение компанией, отделом, сотрудником поставленных целей. С английского эта аббревиатура переводится как ключевой показатель эффективности (Key Performance Indicator), поэтому используют оба варианта: КПЭ и KPI (дословно «КиПиАй»).

Что такое KPI

В менеджменте часто под KPI понимают план, влияющий на премию сотрудника. Например, если у менеджера по продажам установлен KPI по дебиторской задолженности, это означает, что часть его премии напрямую зависит от суммы дебиторки за месяц. Но это в теории, а в реальном бизнесе почти невозможно достоверно вычислить вклад каждого фактора в премию менеджера. Например, отток клиентов может происходить из-за усиления конкурентов, политической ситуации и другого.

Поэтому под KPI мы будем понимать любой показатель, который важен для принятия решения. По нему не обязательно должен быть план. Но если плана нет, тогда нужен другой индикатор, например сравнение со средним значением, прошлым периодом или рынком.

Сложность в том, чтобы из десятков и сотен количественных показателей выбрать те самые ключевые и наглядно представить на дашборде. Тут многие начинают путаться в терминологии, например, выручка и прибыль — это метрики, показатели или данные? Давайте разберемся.

Ваши продажи в 20 млн рублей за месяц — это просто данные, которые еще ни о чем не говорят. Если выручка составила 80% от плана в 25 млн или выросла на 10% к прошлому месяцу — это уже показатель, на основе которого можно сделать выводы, хорошо или плохо идут дела. Метрика и показатель для меня являются синонимами. Смысл понятия «метрика» в том, что мы ее регулярно и осознанно измеряем. Она вычисляется из первичных данных.

Но выполнение плана по продажам будет нести разный смысл для разных руководителей. Коммерческий директор отвечает за выручку, и для него это ключевой показатель, а для финансового директора — это будет, скорее, вспомогательной метрикой для расчета операционной, чистой и других вариаций прибыли.

Смысл этой схемы в том, что ключевые показатели выбираются из числа метрик или рассчитываются на ее основе, и точно такие же метрики строятся на основе первичных данных. Это в корне неправильно, когда топ-менеджмент сочиняет инновационные KPI, не задумываясь о процессах оперативного сбора данных.

Таким образом, является ли показатель ключевым или же просто метрикой, зависит от целевой аудитории. Это мы подробнее разберем в главе 5. А сейчас давайте изучим тонкости представления KPI на дашборде.

Как работать с карточками KPI на дашборде

KPI расположены в верхней части дашборда. Каждый показатель оформляется в виде карточки с цифрой и подписью. На первый взгляд все легко: выделили цифру и написали ее на карточке. Но я видел много ошибок в оформлении, поэтому на конкретных примерах покажу, как правильно работать с карточками на дашборде.

НЕ СТРОЙТЕ ГРАФИК РАДИ ОДНОГО ЧИСЛА

Например, вы хотите показать общий объем продаж за год — 500 миллионов.

Первая мысль: «Построить гистограмму». Вы заполнили пространство графикой: шкалой, линиями, столбцом в нашем случае, но не добавили информации на картинку. Визуально на одном столбце нечего сравнивать: это все те же 500 миллионов, которые еще и потерялись на фоне графики. Чтобы сохранить смысл показателя, оставьте число и подпись, а для привлечения внимания добавьте рамку или заливку. Так легче воспринимать показатель.

Возможно, вы подумаете: «Но для сравнения двух чисел точно нужна диаграмма!» Нет. Директор не захочет в уме вычислять разницу между столбиками или сравнивать столбики «на глаз». Напишите сразу в карточке, насколько изменились данные. Можете указать абсолютное значение отклонения либо в процентах, но не дублируйте информацию.