Бесплатный фрагмент - CFO. Семь Финансовых Отделов

Вступление

Эта книга для тех, кто хочет строить свою карьеру в сфере финансов и экономики предприятия.

Я сам прошел весь этот путь и мне есть, что рассказать. Я начинал 14 лет назад с должности рядового экономиста в компании из шести человек и дорос до CFO холдинга из десяти тысяч человек и оборотом более $2 млрд. Я работал в бюджетировании, казначействе, контроле, внутреннем аудите, в «Большой четверке», в автоматизации финансов и даже в бухгалтерии.

Эта книга — суммирование моих познаний в финансовой сфере. Если бы мне кто-нибудь предложил такую книгу лет десять назад, уверен, мой путь в профессии был бы короче и проще.

Нанимая сотрудника, всегда пытаются взять человека с опытом работы. При этом очевидно, что на прежнем месте работы человек работал в других файлах Excel и других информационных системах, жил по другим регламентам и находился в другой корпоративной культуре. Почему опыт так важен? Потому что предполагается, что человек знает правила игры и понимает бизнес-процесс, на место в котором рассчитывает.

Эта книга может стать для вас косвенным опытом работы во всех типовых финансово-экономических департаментах.

Главная моя мысль проста: не обязательно быть гением или супер-экспертом, чтобы добиться успеха в этой сфере, нужно просто понимать, как работает финансовая служба на предприятии. Речь не идет о необходимости знать, как писать сложные макросы или цитировать «Корпоративные финансы». Важней всего — понимание, как именно функционируют ключевые отделы финансово-экономической службы. Как ни странно, в большинстве российских компаний все примерно одинаковое.

Книга не только про Москву и Санкт-Петербург, но и про регионы — мой опыт позволяет рассказать про жизнь финансовых департаментов всей страны.

• Книга посвящена реальному сектору экономики. В финансовых компаниях, таких как: банки, страховые, фонды и т. п. — есть свои нюансы, но, большая часть бизнес процессов финансовых отделов соответствует логике данной книги.

Как эта книга построена

Каждая часть посвящена отдельному отделу: взаимоотношения с банками, казначейство, экономика, бюджетирование, внутренний аудит и контроль, бухгалтерия, управление оборотным капиталом.

В каждой части четыре главы:

1. начало карьеры — или что вы видите и что вы делаете на низшей ступени;

2. развитие — здесь освещаются важные моменты работы отдела, и даются советы, как работать, чтобы быть успешным в рамках этого департамента;

3. как делают карьеру — в этой главе мои наблюдения и советы, как стать руководителем того или иного департамента;

4. как управлять — посмотрим на тот или иной департамент с точки зрения CFO; я поделюсь своими соображениями, как лучше управлять данным отделом.

В отельной части я расскажу, как грамотно проводить собеседование с финансовым директором, даже если вы не финансист, и где искать CFO, как понять, какой CFO вам нужен.

И в заключительной части содержатся мои наблюдения по теме — за что, обычно увольняют финансового директора. Или, иными словами, набор советов как удержаться в кресле финансового директора.

Начиная читать, вы должны понимать, чем данная книга не является.

• это не учебник любой финансовой дисциплины — чтобы начать карьеру, вам безусловно понадобится прочитать с десяток базовых книг-учебников по экономике, финансам и менеджменту;

• это не наставление по лидерству и мотивации, но, взамен, книга поможет вам стать профессионалом, чтобы у Вас была база для борьбы за повышения и премии.

• все советы и выводы, не являются единственным возможным путем решения поставленных в книге задач.

Все совпадения или узнавания конкретных компаний, конкретных людей или реальных прецедентов, являются случайными, книга строиться на моем мнении и понимании тематики.

Часть 1. Взаимоотношения с банками

Начало карьеры

Направление по взаимоотношению с банками иногда называется кредитный отдел. Сотрудники отдела, как правило, занимаются кредитами, депозитами, аккредитивами, банковскими гарантиями и т. п. Открытие, закрытие и поддержание банковских счетов — это работа другого отдела — казначейства, о котором речь пойдет в следующей части. В небольших компаниях взаимоотношения с банками находится внутри казначейства.

На начальном этапе работы в этом отделе вы просто будете заниматься сбором документов для передачи в банк. Вы, скорее всего, не будете понимать, что передаете, почему банк это просит и почему компания обязана это передать. Ваше дело — просто своевременно создать некий пакет документов и отправить его в банк.

По сути, это секретарская работа. Вы будете видеть вокруг себя постоянно «запаренных» девушек (нет, мы с вами не сексисты, но на низших должностях этого блока почему-то всегда задерживаются девушки). Часто тут работают бывшие секретарши и бухгалтеры, студенты — иными словами, совсем молодые сотрудники. Собеседование на начальные позиции в данный отдел, не профессиональное, а личностное. Лояльность, аккуратность, хорошие навыки общения — будут оценены.

Вам всегда будут детально разъяснять что делать — собрать определенные документы, к определенному сроку, в определенной форме — электронной или бумажной, распечатать их и поставить подпись, поставить печать и даже заверить у нотариуса. Иногда вас будут просить сделать несложный анализ чего-нибудь в Excel, но, как правило, это будут простые файлы, которые и школьнику под силу.

Чтобы удержаться в этом отделе, выстраивайте хорошие отношения с людьми, предоставляющими вам информацию, будьте тактичными, но требовательными, постоянно проверяйте пакет документов, следите за сроками. Лишний раз не прибегайте к помощи начальника, когда кто-то не предоставил вам необходимые документы. При этом всегда держите в голове дату, когда вы будете вынуждены обратиться за помощью к начальнику.

Развитие

Выйти за рамки рядового исполнителя в данном отделе и тяжело, и просто. Просто — потому что не требуется много думать и изобретать, а требуется лишь дисциплина и четкость. Сложно — потому что очень мало возможности для маневра, чтобы проявить себя перед начальством. В этом отделе люди долго растут, повышение в основном случается при смене работы, когда вы следуете за своим начальником, а за лояльность получаете допуск к комплексному общению с банками.

Ваша жизнь сильно изменится, когда Вы совершите скачок, выйдя из тени рядового исполнителя на роль небольшого начальника. Теперь вы отвечаете за выгоду вашей компании при получении кредитов, размещении денег на депозитах и т. п.

Раскрытие информации

Но сначала закончим тему с предоставлением документов, или, как это обычно называют — с раскрытием информации.

Теперь вы не только отвечаете за своевременность и полноту предоставления документов, теперь вы должны думать: что вы предоставляете банку, что обязательно, а что нет, и какая информация может повредить вашей компании, и как выгодно «плохую» информацию представить.

Обычно документы в банк предоставляются:

1. перед сделкой — в целях узнать о ситуации в вашей компании;

2. после сделки — чтобы банк отслеживал положение дел вашей компании.

Есть несколько секретов, как минимизировать риски при предоставлении информации в обоих случаях. Обычно вы понимаете, в чем ваши риски: рассказать лишнее или нелицеприятное и, наоборот, скрыть позитивную информацию.

Вы также должны понимать, с какими документами у вас все в порядке, а с какими не очень. Всегда направляйте в банк как можно больше документов по направлениям, где все хорошо, и, наоборот, сдержанно — те документы, по которым компания выглядит не лучшим образом.

• Легко сказать: вы должны понимать, где у вас все хорошо, а где не очень, — но непросто сделать. Для этого вы должны как минимум присутствовать на обсуждении результатов квартала / года и на утверждении бюджета. Кроме того, старайтесь попасть на большие совещания по стратегии, реструктуризации, внедрению новых продуктов и т. п. Если раньше вы были никем и попасть на такие совещания было невозможно, то теперь у вас есть довод: мне это нужно, чтобы понимать, как выстраивать отношения с банками по действующим и будущим сделкам / кредитам / депозитам / гарантиям

• Если вы не получили доступа на такие совещания, просите для ознакомления протоколы.

Например, вы уверены в правильности своих юридических документов и в хороших результатах прошедшего года, а бюджет текущего года выглядит посредственно. Представляйте в банк во всей полноте все, что есть по юридической части и годовую отчетность, но старайтесь предоставить только необходимое по бюджету текущего года.

Вы должны развить в себе интуицию на беспокойство банкира: когда вы какую-то информацию отдаете неохотно, сотрудники банка начинают вас в чем-то подозревать и запрашивают по этой теме дополнительную информацию. Вы должны почувствовать этот момент и не допустить беспокойства банкира. Это быстро приходит с опытом.

Если вам кажется невыгодным предоставлять банку какие-то документы, вы можете попробовать убедить банк, что, на ваш взгляд, все понятно из других документов. Это, к слову, редко срабатывает, но попробовать стоит.

При согласовании договора с банком обязательно анализируйте, какую информацию банк предполагает получать от вас в дальнейшем. Всегда обсуждайте объем информации и сроки ее предоставления. Обычно банки хотят знать, как у вас дела, ежемесячно и ежеквартально, поэтому в договоре прописывайте максимальные отсрочки по предоставлению информации о завершившемся периоде. И следите, чтобы пени за просрочку или не предоставленную вовремя информацию не начислялись либо были минимальными. Обязательно торгуйтесь по этим пунктам договора.

• Ни в коем случае не подтасовывайте и не искажайте информацию. Вас поймают. Со стороны банка против вас работает машина, которая настроена на выявление искаженной или подложной информации. Вы видите лишь верхушку айсберга, вы общаетесь с так называемым «клиентщиком», пусть он будет крут, возможно, даже будет членом правления банка, но всегда есть несколько равноценных ему фигур, которых условно назовем «рисковики» и «безопасники». Они служат противовесом. И если вы думаете, что «клиентщик» заинтересован в том, чтобы выдать вам кредит, и закроет глаза на что-то, поверьте, его противовесы не дадут банку закрыть глаза

Цели Кредитования

Я не буду здесь обсуждать целесообразность привлечения кредита, будем считать, что решение принято. Для удобства выделим три цели кредитования. По моим наблюдениям, 95% всех кредитов попадут в одну из трех категорий. Расскажу про подводные камни каждого случая и подскажу, на что нужно обратить внимание.

Первая цель кредитования — кредит на развитие или стратегическое увеличение кредитной нагрузки. В теории это всегда взвешенное и обдуманное решение и является продолжением стратегии. Когда компания анализирует свою кредитную нагрузку (соотношение привлеченных кредитов и уплачиваемых процентов к денежным потокам компании) и совместно с акционером решает привлечь денежные средства, например, для развития основных фондов (основные фонды — это здания, техника и т.п.), или развития IT, или для расширения филиальной сети и т. п. Но это только в теории, в реальности все не совсем так. Обычно компании делают две плохие вещи.

• Часто компании (имею в виду топ-менеджмент) маскируют дефицит денег на оборотный капитал, раздувая бюджеты на развитие. И в плановом бюджете, который несут акционеру на утверждение, завышаются расходы на развитие и занижаются доходы; планируется взять кредит, превосходящий потребность развития, что дает возможность создать резерв денег на нужды не развития, а действующих направлений

• Компания недооценивает риски и нагружает себя кредитами, т.е. завышается выручка от развития и занижаются расходы на развитие, что позволяет говорить, что есть источники для будущего погашения кредита.

• Это причина краха множества российских компаний, я бы сказал, это главная проблема. Ваша обязанность — бороться с этим повсеместно. Как бороться? Во-первых, не покрывайте топ-менеджмент перед акционером. Во-вторых, старайтесь убедить топ-менеджмент, что такие манипуляции — это зло.

Часто источник зла не компания, а акционер с маниакальным желанием развиваться, во что бы то ни стало. В этом случае ваше дело твердо стоять на своей позиции, многократно предупреждать его о рисках. «Пилите» его постоянно по этому вопросу, вас за это не уволят.

Вторая цель привлечения денег — покрыть дефицит денежных средств, или на жаргоне — кредит «на оборотку». К этой же цели относится и рефинансирование старого кредита, или жаргонное — «перекредитовка», по сути, это означает, что компании не хватает своих денег, чтобы покрыть старый кредит. В чем разница между стратегическим увеличением кредитной нагрузки и кредитом «на оборотку»? Вы не выживете без кредита «на оборотку», вам не хватит денег на обязательные платежи (зарплата, налоги, аренда и т.п.) или расплатиться с поставщиками. Но без кредита на развитие вы проживете.

• Когда действующая компания, не Старт-ап, берет деньги «на оборотку», это очень плохой знак. Это значит, еще чуть-чуть — и вы вступите в кризис, это самый явный предвестник бури. Это плохой знак, даже если менеджмент объясняет необходимость такого кредита — временными сложностями со сбором дебиторской задолженности (долгов Клиентов) или изменением сроков оплаты поставщикам и подрядчикам. Очень часто временные сложности, становятся постоянным проблемами.

• Часто компания маскирует кредит «на оборотку» или «перекредитовку» любыми возможными способами. Это очень рискованная игра. Важно понимать, что ни в коем случае нельзя скрывать это от акционера и банка. Пусть с вами останутся банки, которые дают деньги, зная реальную ситуацию, чем те, кого вы убедили, что все у вас хорошо

• Утаивание реальной цели кредита от банка или акционера — это огромный риск! Это не риск обанкротить компанию, это не риск испортить себе резюме. Мы живем в России, и это опасно для вас лично, дальше додумывайте сами.

Третья цель кредитования — проектное финансирование: компания привлекает кредит на отдельный проект или сделку, по которым будет отдельно учитывать финансовый результат. Например, все кредитование девелопмента (строительство для дальнейшей продажи) — это проектное финансирование. Это самый простой и приятный вид кредитования. В данном случае вы можете себе позволить изолировать свои риски рамками одного проекта.

• При проектном кредитовании — Банкиры будут пытаться получить от вас залоги и поручительства с других бизнес-проектов или других бизнесов. Разумеется, вы должны стараться этого избежать

• Все проектное кредитование следует оформлять через отдельное юридическое лицо. Это позволяет банкам контролировать ситуацию на последних этапах проекта — при закрытии и фиксировании прибыли. Вам, с одной стороны, это тоже выгодно, с другой же — нет. Выгодно, потому что вы изолируете риски в случае провала; невыгодно, потому что вы не сможете использовать деньги проектного кредита на другие нужды

Финансируя проект, банк, скорее всего, потребует контроля за ежедневным использованием денежных средств, вплоть до каждой платежки. Тщательный контроль — это, конечно, неплохо, но вам невыгодно. Банкиры — представители финансовой организации, они с трудом представляют себе ежедневные операционные действия, поэтому, скорее всего, будут впустую тратить свое и ваше время. Старайтесь избегать согласования платежей с банком, взамен эффективней предоставлять ежемесячный план и еженедельный отчет расходования денежных средств

Обеспечение по кредитам

Обсуждение с банком конкретных условий кредита есть непременное обсуждение обеспечения, или залога по кредиту. Это происходит зачастую до того, как банк назовет вам свои предложения по процентной ставке. Чем лучше обеспечение, тем больше вероятность получить от банка более низкий процент или цену кредита, а также выторговать у банка послабление по другим важным для вас параметрам, таким как условия возврата кредита и ковенанты.

• Есть несколько признаков для понимания, стоит ли что-нибудь закладывать. Хорошо закладывать, если вы не собираетесь продавать или перемещать заложенное; если цена с годами не будет сильно падать; идеально, если вам не страшно потерять заложенное и это не повлияет на ваш бизнес; если предмет залога можно адекватно оценить, так, например, рыночные цены на недвижимость могут быть такими низкими, что залог оказывается очень неэффективным

Остановлюсь на независимой оценке объекта залога. Почти всегда, когда дело касается залога активов, банк будет требовать независимую оценку актива специализированной оценочной компании. Банку это нужно, чтобы понять, насколько залог покрывает запрашиваемый кредит. Часто финансисты надеются, что, привлекая коррумпированную оценочную компанию, им легко удастся совершить залог по большой цене. Это не так. Банкиры будут тщательно изучать отчет оценщика. Возможно, передадут отчет на внешнюю экспертизу или даже закажут свою оценку. Кроме того, до начала обсуждения залога и его стоимости банки часто указывают требования к оценочной компании и формату оценки.

В случае если у вас богатый и влиятельный акционер, банкиры будут просить личное поручительство акционера, или, как принято говорить, «личку». Этот инструмент позволяет банкирам в случае дефолта конфисковать личное имущество и личные деньги вашего акционера. Безусловно, для акционера это самый нежелательный инструмент залога.

• «Личка» — крайняя мера. Часто акционеры отказываются от жизненно важного кредита, дают компании погибнуть, но не дают «личку».

• Информация о том, какому банку ваш акционер дает «личку», должна быть тайной за семью печатями. Это позволит финансисту вести торговлю или эффективные переговоры с другими банками без предоставления личных поручительств. Парадоксально, но банковское сообщество на уровне членов правления банков первой десятки по огромным кредитам (более $200 млн) знает про все «лички».

• Для топ-менеджмента компании очень хорошо, если акционер дает «личку». Это повышает доверие банков, позволяет понизить стоимость кредитов и получить кредит на самые амбициозные цели и неординарные проекты.

Остановлюсь на так называемом поручительстве от другой компании — поручительстве банку по вашему кредиту от другого бизнеса вашего акционера. Это значит, что, если вы допустите дефолт по кредиту, банкиры придут к поручителю и заберут у него свои деньги. Если вы не управляете финансами поручителя, то логично, что для вас это отличный вариант.

• Если вы управляете финансами Поручителя, то необходимо анализировать все поручительства компаний под вашим управлением. Есть ли у вас свободные от поручительств активы для будущих кредитов или перекредитовок? Выдержит ли ваша система поручительств дефолт и потерю контроля над одной из компаний? или рухнет как карточный домик? Или рухнет частично и ваш акционер к этому готов?

• Все поручительства непременно следует согласовывать акционером, прежде всего потому, что почти всегда компании, которые дали поручительства, нельзя продать без согласования с банком.

Ковенанты по кредитам

Ковенант (здесь: жарг.) — по сути, это условия кредитного договора, тем или иным образом ограничивающие деятельность компании. На практике это разного рода ограничения, которые накладывает банк, пока вы не вернете кредит. Эти ограничения фиксируются в кредитном договоре. Банк регулярно проверяет, соблюдаете ли вы эти ограничения.

Ковенантом может быть расчетный коэффициент; например, выручка в год не должна падать ниже определенного значения, соотношение EBITDA к кредитному портфелю должна быть в определенных рамках.

Ковенант может быть каким-либо прямым ограничением; например, компания не может давать займы на сторону, компания обязана согласовывать с банком инвестиции в другие компании, компания не может продавать основные фонды (даже если они не в залоге) без согласования с банком, запрет на продажу акций компании.

Кроме того, ковенантами являются сроки предоставления отчетности в соответствии с перечнем, закрепленным в кредитном договоре. Например, компания обязана до 15 числа месяца, следующего за отчетным, предоставить отчеты по движению денежных средств за период, отчет о прибылях и убытках за месяц, отчет об изменении кредитного портфеля.

Санкции за несоблюдение ковенант могут быть разные: штрафа в виде пени, повышение ставки по кредиту, досрочный возврат кредита.

Нужно обратить внимание на следующее.

• Обязательно отслеживать ковенанты по разным кредитным договорам в одной системе — таблице, и при анализе выдвинутых по новому кредиту ковенант всегда необходимо анализировать их вместе с текущими ковенантами по действующим кредитам. Это важно, так как необходимо оценить совокупные ограничения и выявить противоречия

• Если предвидится срыв ковенанта по вашей вине, начинайте заранее договариваться с банком, возможно, вас простят за сознательность

• Всегда нужно обсуждать максимально возможное смягчение ковенант, на этапе подписания договора с Банком

• Всегда следует согласовывать важные ковенанты с акционером. Возможно, у него совсем другие стратегические планы, и ограничение может оказаться недопустимым

Ставка, условия кредита

Нужно знать рынок, торговаться, вести игру. «Знать рынок» — значит обладать информацией, на каких условиях предприятия в России получают кредиты на разные цели в разных банках.

• Путь к этой информации один — это развитие сети профессиональных и личных контактов, выстраивание неформальных отношений, сбор по крупицам слухов, их перепроверка и анализ. Контакты нужны не только в банках, но и внутри компаний, похожих на вашу. Часто удается добыть информацию от аудиторов, консультантов и оценщиков. Обязательно нужно пользоваться контактами ваших подчиненных, приучать ваших людей, чтобы о стóящей информации вам сразу же докладывали

Это напоминает выстраивание разведывательной сети. Так живет бизнес не только в России, но и во всем мире. Вы обязаны этим заниматься, иначе всегда будете получать повышенную ставку и не будете понимать, как договариваться.

Нужно знать всех и иметь репутацию. Беречь репутацию своей компании, и своего акционера.

Часто бывает, что у акционера негативный шлейф невозвратов и дефолтов, и вам может показаться, что все ваши попытки привлечь кредит провальные. Это не так, если бы это было так, то банкирам некому было бы давать деньги. Важно сохранять личную репутацию. Если вы держите слово, заранее предупреждаете банк о проблемах, с вами будут работать, несмотря на негативное отношение к акционеру.

Чем больше банку нравятся ваши залоги и поручительства, тем больше вероятность получить хорошую ставку. Слишком высокая ставка — чаще всего вежливый завуалированный отказ.

Кстати, плохая репутация акционера — это тоже не диагноз, вы можете с этим бороться: организуйте знакомство банкира с вашим акционером в неформальной обстановке — на вип-трибуне стадиона, на специально организованном завтраке или обеде. Поверьте, акционеры, скорее всего, превосходят вас в выстраивании отношений.

Размещение денег

Главное правило — деньги должны работать всегда, хотя бы депозит овернайт (это значит, что за то, что вы оставляете деньги на ночь в банке, вы получаете минимальный процент). Деньги должны работать каждый день как депозит или как процент на остаток. К счастью, мы живем в эру высоких технологий, когда размещение денег и выбор ставки можно сделать очень быстро, без личного присутствия в банке.

Это основной показатель, чтобы проверить, как вы работаете. Задайте себе вопрос: «Сколько в процентах приносит остаток денежных средств?» Положите перед собой статистику остатка денег, включая размещенные денежные средства, и статистику вашего дохода. Вы должны увидеть, сколько вы зарабатываете, и поставьте себе цель (если ваш начальник еще не поставил такой цели), чтобы этот заработок рос.

• Как оценить свою работу по размещению денег? Предлагаю сравнивать фактические условия размещения (выраженные в процентах) со средне-рыночной ставкой банковского депозита на месяц, квартал и год. Это позволит всегда иметь перед глазами напоминание: если иметь более качественное прогнозирование движения денежных средств, то можно принести больше денег компании

• Нужно размещать деньги на максимально долгое время, что приводит к повышенной ставке по сравнению с коротким размещением. Это, конечно, прописная истина, но на этом нельзя не остановиться: жизненно необходим хорошо продуманный план движения денежных средств на месяц и год, но на этом мы подробно остановимся в разделе «Бюджетирование»

И последнее. Чтобы получить хорошую ставку за размещенные деньги, нужно знать рынок. Об этом сказано выше.

Когда денег много и акционер готов рисковать, вы только намекните об этом банку и к вам сразу же приедет делегация из банка и расскажет про спекулятивные вложения, такие как вложения в фонды, акции, валюту, облигации госзайма и т. п. Мы не будем останавливаться здесь на этом подробно, лишь скажем: банкиры лучше вас понимают риски и возможности своих инструментов. Ваша задача показать акционеру и директору риски, но не брать на себя ответственность за управление рисками.

Обслуживание счетов

Обслуживание счетов — большая рутинная работа по следующим направлениям: обновление карточек банковских счетов, поддержание в рабочем состоянии IT программ «банк-клиентов», мониторинг счетов, выписки для аудиторов и т. п.

Обычно этим занимаются люди из отдела казначейства, ответственные за платежи, планирование денежного потока (об этом пойдет речь в главе «Казначейство»).

Как делают карьеру

Наверное, это самый «коррумпированный» отдел финансовой службы, частенько здесь наверх выплывают чьи-то люди.

Поможет ли вам качество вашей работы? Вряд ли. Но за серьезный косяк вас выгонят. Точно помогут выстроенные отношения с банкирами и сотрудниками вашей компании.

Помогут ли идеи, нестандартный подход к делу? Вряд ли.

Лидерство? Вполне, но у вас будет мало шансов проявить лидерские качества.

Нужно ли пыль в глаза пускать? Определенно да, для всех вы бэк-офис. Чтобы в будущем вырасти до финансового директора, вам, безусловно, нужно быть ярким.

Для вас главное — сделать переход от бюрократической работы по сбору документов к общению с банком. Попробуйте ухватиться за любую самую мелкую возможность что-нибудь «порешать» с банком, например, уговорите уменьшить объем предоставляемой информации или сдвинуть сроки предоставления той же отчетности.

Никто не оценит, если вы отладите отношения внутри компании по взаимодействию с банком, зато ваши успехи в решении любого вопроса с банком, безусловно, прибавят вам очков и станут сигналом для руководства, что можно поручить вам договориться о чем-нибудь более значительном с банкирами. Так, шажок за шажком вы и не заметите, что начали обсуждать коммерческие вопросы с банкирами.

Следующий этап, если вам полностью поручат подготовить какую-нибудь незначительную сделку (договор) с банком, например, договор о размещении денег на неделю или договор банковской гарантии. Дальше дело за вами.

В этом отделе много ошибаются, поскольку поток бюрократии между вами и банком очень большой. Здесь постоянно друг друга покрывают, кого-то сливают. Отдельная история, чтобы у вас было больше друзей и меньше врагов. Но сделать так, чтобы у вас было меньше ошибок, в ваших силах.

Вот несколько советов:

1. заранее готовьте типовые документы, требуемые банком, они должны быть подписаны и заверены в нескольких экземплярах на всякий случай;

2. «приручите» оргтехнику — принтеры, сканеры, сетевые диски и электронную почту;

3. подружитесь или хотя бы наладьте нормальный контакт с банкирами на своем низовом уровне, всегда подтверждайте получение писем и документов. Здесь есть одна хитрость: не просто контролируйте, дошло ли ваше письмо или доехал ли ваш курьер, замучайте менеджера из банка, все ли он получил, что ожидал. Очень часто бывает, что банкиры начинают сверять пакет документов в последний момент, обнаруживают (или им кажется, что обнаруживают), что вы им не все прислали, начинается скандал, в котором вы вовсе не виноваты.

Как управлять

Настоятельно рекомендую опираться на следующие отчеты, которые вам как финансовому директору будут готовить сотрудники отдела, а ваше дело разбираться с несоответствием планам и нормативам, ругать и мотивировать.

1. Кредитный портфель (информация по возврату и выплате процентов на временной шкале), планы по перекредитовке и перевыпуску кредитных продуктов.

2. Таблица ковенантов по всем кредитам с указанием текущих значений или текущего статуса и граничных значений (за которые банк вас накажет рублем).

3. Отчет о статусе подготовки и отправки в банк отчетов по раскрытию информации перед банком по текущим договорам кредитования с указанием дедлайнов, определенных банком;

4. Краткий отчет о переговорах с банками по новым договорам с указанием плана на следующую неделю или месяц.

5. Краткий отчет о статусе подписания договора с банком по согласованным сделкам с указанием плана графика.

6. Отчет о ставке доходности по размещенному остатку денег и отчет о ежедневном остатке.

Отдельно следует обязательно контролировать коррумпированность людей, занимающихся договорными условиями по кредитам/депозитам и т. п. Для этого имейте свой личный контакт с боссами Банков, тем самым вы запугаете своих сотрудников возможностью перекрестной проверки.

Требуйте понятного хранения всей отправленной в банк информации. В будущем вам может понадобиться разобраться в том, что знает банк.

Заставьте сотрудников вести единую табличку с контактами по всем рабочим банкам с указанием, по каким вопросам общаться.

Часть 2. Казначейство

Начало карьеры

Казначеи занимаются всем, что связано с платежами и поступлением денег. Их деятельность укладывается в две задачи — согласование и проведение платежей и открытие, закрытие и поддержание банковских счетов. Как правило, это независимое подразделение. Сотрудники редко исполняют работу по бюджетированию или отчетности. Иногда эта служба совмещается с функцией по взаимодействию с банками.

На начальном этапе работы в этом отделе вам предстоит секретарская работа, связанная с перебиранием бумажек или файлов для формирования реестра платежей и обслуживанием банковских счетов. Обычно от сотрудников отдела не требуется особых экономических или финансовых знаний, и поэтому сюда может попасть любой, так же, как и в отдел, ответственный за взаимодействие с банками. Как правило, это девушки, часто бывшие бухгалтерами или администраторами.

Собеседование на начальные позиции в данный отдел, похоже на собеседование в отдел по взаимодействию с банками. Собеседование — обычно, не профессиональное, а личностное. Ваша потенциальная аккуратность, лояльность, усидчивость будет оценена. Возможно вас поспрашивают про excel и бухгалтерские и финансовые IT системы, но наличие навыков работы, обычно не критично.

Функция «обслуживание банковских счетов» подразумевает всего-навсего своевременное обновление карточек счетов (карточки подписей), сбор и подписание документации для службы безопасности банка. Необходимо отметить, что для обслуживания банковских счетов банкам требуется минимум информации, и обычно только в те моменты, когда меняется распорядитель счета. Чаще всего на ранних этапах у вас будет перечень информации, которую нужно собрать и предоставить банкам или, наоборот, получить от банка — простые операции.

Небольшой ликбез: карточка счета — это официальная бумага между банком и компанией, в которой компания указывает, кто от имени компании имеет доступ к управлению счетом. Как правило, для каждой операции по счету банку требуется решение двух сотрудников компании, которых называют «Первая подпись» и «Вторая подпись». Иногда появляется еще третья подпись — «Контролер», но это уже экзотика.

Первая подпись — руководитель организации, генеральный директор, или представитель управляющей компании, исполняющий функции директора, или лицо, которому директор поручает подписывать документы по официальной, заверенной нотариусом доверенности.

Вторая подпись — это подпись сотрудника, отвечающего за ведение бухгалтерского учета по российским стандартам, в большинстве случаев это главный бухгалтер или его заместитель.

Платеж пропускается банком только при наличии двух подписей. Раньше это были бумажные документы, подписанные двумя руководителями, сейчас это цифровые подписи в программе «Банк — Клиент». Цифровая подпись не означает, что кто-то подписывает стилусом. Это USB-флешка, которую подписант подключает к компьютеру и нажимает нужную кнопку в программе, или даже проще — логин и пароль в системе «Банк — Клиент». В качестве цифровой подписи изредка используют скан отпечатка пальцев или чип карты. К слову об экзотике, максимум я встречал четыре подписи — в зарубежном фонде, когда каждый платеж согласовывают две пары людей, каждая пара представляет одного из мажоритарных акционеров.

Бывает, что директор ставит и первую, и вторую подпись (см. раздел «Распределение первой и второй подписи»).

Сотрудников данного департамента используют, если необходимо получить заверенную банком бумагу, например, выписку со счета для аудита.

Немного продвинувшись по службе, вы сами будете получать от банка запрос на предоставление документов, и в такие моменты нужно советоваться с руководством: можно ли банку предоставлять те или иные документы. Банкиры бывают достаточно коварны, например, под видом получения информации по банковскому счету они могут запросить информацию, требующуюся для принятия решения по кредиту.

На начальном этапе вас могут допустить к работе с программой, через которую вы сможете готовить платежи и отслеживать динамику счета в первоисточнике, т.е. заглядывать на счет компании, как вы заглядываете на свой личный счет через интернет-банк, установленный на телефоне. Иными словами, «Банк — Клиент» — это программа для управления счетом компании из вашего офиса по интернету, которая от интернет-банка обычных пользователей отличается повышенным уровнем информации и неудобством работы. (Подробнее о программе «Банк — Клиент» см. ниже в этой главе.)

На первом этапе вам будут ставить задачи технического характера на ввод или, наоборот, выкачивание информации из программы «Банк — Клиент», и если, у вас не сумасшедший начальник, за вами будут все проверять перед отправкой в банк — никто не даст вам право отправлять платежи самостоятельно.

Второй блок вашей работы на начальном уровне связан с подготовкой информации для согласования плана платежей. На бытовом уровне это означает, что вы будете собирать бумажки или администрировать IT-систему, которая будет собирать бумаги для инициации ранее запланированного в ежемесячном плане платежа. Например, в ежемесячном плане запланировано оплатить приобретение компьютера. Поставщик отправил счет на авансовую оплату, и теперь его нужно прикрепить либо в системе, либо вручную и отправить платеж на согласование руководству. Скорее всего, большую часть по подготовке платежей на согласование поручат вам. Здесь важно не запутаться в ворохе счетов и в сопоставлении их с планом. Важно проверять не только наличие счета на оплату и плана на месяц, но о прочих видах контроля при согласовании платежей я напишу позднее в этой главе. Уже на этом этапе важно хорошо зарекомендовать себя не только внутри отдела, но и в общении с другими департаментами компании, которые заинтересованы в платеже.

Развитие

Первоначальный карьерный рост в данном департаменте прост. Eсли вы занимались обслуживанием счетов, вас могут догрузить текущими платежами, и наоборот. В обслуживании счетов карьеры не сделаешь, тогда как в планировании и контролировании текущих платежей можно поймать «первую звезду».

Для того чтобы «сесть на платежи» (именно так на жаргоне называется человек, отвечающий за согласование ежедневных платежей), вам нужно демонстрировать лояльность именно финансовому директору, не заигрывать с главным бухгалтером и бизнес-подразделениями, быть честным в признании ошибок и быть аккуратным.

Распределение первой и второй подписи

Как только вы превратились в думающего исполнителя, который отвечает за поддержание карточек счетов в рабочем состоянии, вашей первой задачей должно стать понимание, как распределяется порядок подписей, т.е. кому дается право заверять платежи перед банком. (Смотрите выше основы о праве первой и второй подписи.)

Во-первых, следите за сроком действия банковской карточки, в которой как раз и указаны первые и вторые подписи. Как правило, карточка действует несколько лет, пока действует ваш договор на обслуживание с банком. Если у вас много счетов, обязательно нужно следить за тем, чтобы не позднее чем за месяц до истечения срока начинать готовить новую карточку. Это требует нотариального подписания карточек и доверенностей и предоставления в банк прочих заверенных документов, например приказов и трудовых договоров. Кроме того, в банках проверка этих документов занимает некоторое время.

Во-вторых, нужны минимум две первые и две вторые подписи на случай отсутствия, например, в отпуске, генерального директора или главного бухгалтера — подписывать платежи будут их заместители. Иногда дублеры просят повышения зарплаты, так как боятся ответственности, но об этом должен заботиться генеральный директор.

В-третьих, убедитесь, что для всех, кроме генерального директора и главного бухгалтера, сроки доверенности для подписи достаточно долгие, и следите за истечением срока действия доверенностей. Обязательно знать, что генеральный директор получает право на первую подпись без доверенности, на основании приказа о его назначении, подтвержденного выпиской из ЕГРЮЛ. Но у директора есть срок полномочий, определенный в том числе его трудовым договором. Хорошие банки следят за сроками полномочий директора. Значит, должны следить и вы, и заранее предупреждать об истечении сроков и просить ответа от генерального директора, как быть с первой подписью. Следите также за сроками действия электронных подписей (те самые флешки или логины и пароли, о которых было сказано ранее). Как правило, банк не выдает бессрочных инструментов цифровой подписи. Разумеется, гендиректор или главбух не должны следить за сроками — это ваша работа. В зависимости от прогрессивности банка процесс обновления цифровой подписи может занять от одного дня до двух недель.

В-четвертых, если у вас филиальная структура или много дочерних предприятий и вы следите за подписями по всем компаниям, то вам, безусловно, нужна таблица, в которой по всем банковским счетам будет указана информация о подписанте, его статусе (работает ли на указанной для банка должности), сроке действия доверенности, сроке действия полномочий директора, сроке действия цифровой подписи, сроке действия банковской карточки. Вы заранее должны следить, что процесс обновления карточки или ключа запущен.

В-пятых, снова о дочерних структурах и о лояльности. Если есть юридическая возможность, например, договор управления между корпоративным центром и дочерней структурой, имеет смысл в дублеры к генеральному директору ставить своих людей из управляющей компании.

Немного о плохом: к чему может привести право подписи.

• Компания осуществляет платеж (например, поставщикам), имея задолженность по заработанной плате перед сотрудниками или государством; в таком случае «первая подпись» серьезно рискует, — это преступление. К сожалению, очень многие топ-менеджеры идут на риск в надежде, что сложности временные и вот-вот задолженность по налогам и перед сотрудниками будет погашена. Но белая полоса не наступает, и приходит час расплаты — уголовные дела отнюдь не редки. Но, к счастью, вы не генеральный директор и не вам принимать решение.

• Происходит мошенничество в виде оплаты несуществующих товаров или услуг либо выдачи заведомо безвозвратного займа и т. п. Проходит время, и мошенничество вскрывается. И не важно, что истинный организатор мошенничества — не выявлен — формально виноват «подписант» платежа. Если компания дошла до банкротства — кредиторы полагают, что подобный платежи довели компанию до банкротства, это тоже преступление и виноваты снова «подписанты»

Ваша основная защита, как исполнителя, — работать по регламенту согласования платежей, контролировать платежи, информировать «подписантов» об их личных рисках. О контрольных процедурах при осуществлении платежей см. ниже в разделе «Контроль платежей».

IT-безопасность программы «Банк — Клиент»

Как только вы будете отвечать за «Банк — Клиент», важно осознать, что все проблемы, связанные с платежами, должны быть в вашем поле зрения, даже такая далекая тема, как IT-безопасность. Безусловно, вы не будете играть первую скрипку, но должны понимать, «что такое хорошо и что такое плохо».

• Программу «Банк — Клиент» рекомендуется устанавливать на отдельном компьютере, возможно, это будет виртуальная машина — это существенно снижает риски взлома. Не буду долго рассказывать, что такое виртуальная машина. Просто если нет возможности установить систему на отдельный компьютер — попросите ваших программистов об этом. Стоит хранить все USB-цифровые подписи или магнитные карточки доступа и т. п. в сейфе. Передавать, только оформляя передаточную ведомость — «сдал/принял».

• Если сотрудник «Первая подпись» или «Вторая подпись» отдают свои цифровые подписи сотруднику, который совершает за них платежи в «Банк — Клиенте», необходимо делать это с обязательным информированием IT-службы и службы безопасности, поскольку именно к этому сотруднику и его компьютеру будут применяться повышенные требования безопасности.

• Хотя все понимают, что свои цифровые подписи лучше не отдавать никому, большинство все же передает их сотруднику казначейства, который, в свою очередь, за всех подписывает документы в программе «Банк — Клиенте», после того как согласован реестр платежей. Вопрос в доверии. Я лично против такой системы, поскольку недоверчив. Но если вы не против, то необходимо поставить хотя бы выявляющий контроль, когда на следующий день другой сотрудник (другой, т.е. не тот, который подписывает платежи в «Банк — Клиент») будет сверять фактические платежи и согласованный руководством план-реестр платежей.

• Рекомендуется установить камеру постоянной записи, направленную на компьютер с установленным «Банк-клиентом». Здесь все понятно без пояснений. Лично сталкивался со случаями, когда это спасало, поскольку частенько сотрудники делятся своими логинами и паролями, все в отделе знают, где лежат USB-флешки — цифровые подписи

Система контроля и согласования платежей

Система планирования и выбора, кому платить, — важнейший инструмент управления, и он у вас в руках. Но, кроме власти, это еще и большая ответственность. Безусловно, вы не бизнес-подразделение, не вам выбирать приоритеты в оплате. Но на вас возложена процедура контроля и планирования.

Можно долго говорить о рисках платежей, но все их можно свести к одному: заплатили не тому, кому нужно, или тому, кому нужно, но не ту сумму.

Как правило, согласование платежей производится не в программе «Банк — Клиент», а либо по электронной почте, либо внутри какой-нибудь IT-системы. Стоит отметить, что в нашей необъятной стране имеются еще предприятия, где это происходит в бумажном виде с реальными подписями.

Обычно после согласования реестра платежи проходят через «Банк — Клиент». Если IT-система современная, то вам не потребуется повторно заносить согласованные платежи в «Банк — Клиент», за вас это сделает система. Имеет место и половинчатое решение, когда весь реестр переносится из финансовой IT-системы в «Банк — Клиент», а потом сотрудник казначейства удаляет несогласованные платежи. В таком случае необходимо проверять, что удалили нужное. Для этой проверки требуется независимый контролер, но, как правило, никто это не проверяет, а проводят выявляющий контроль на следующий день.

Рекомендую следующие обязательные контрольные процедуры при согласовании платежей:

— сверка с остатком по бюджету (обязательно сверяться с бюджетом CF на месяц, если есть бюджет на неделю — сверяться с ним); обратите внимание на слово «остаток» — это значит, что в течение месяца обязательно учитывать именно остаток от запланированной суммы с учетом произошедших соответствующих платежей, иначе контроль становится бессмысленным;

— для авансовых платежей — сверка с условиями договора, т.е. нужно проверить, есть ли условие аванса в договоре, выполнил ли контрагент условия для оплаты аванса, если такие условия указаны в договоре;

— для неавансовых платежей — наличие документов, подтверждающих выполнение контрагентом условий, т.е. нужно проверить, доехал ли до вас товар или оказана ли услуга. Это проверяется выявлением подписанного со стороны вашей компании документа о приемке товарно-материальных ценностей (как правило, это накладная) или (для оплаты услуг) наличие подписанного с вашей стороны акта выполненных контрагентом работ;

— и для авансовых, и для неавансовых платежей проверить, подошла ли дата оплаты (например, если вы должны оплатить полученные товары в течение месяца после подписания приемки материалов); не стоит платить раньше, если это не является политическим платежом (политическим, т.е. частью политики отношений с конкретным поставщиком);

— проверить наличие встречной задолженности у поставщика/подрядчика, например, по неотработанному авансу. Нужно сначала произвести взаимозачет по максимуму (максимум указан в договоре). Или, если по другому договору этот же контрагент сорвал сроки отработки аванса, имеет смысл не платить, пока аванс не будет отработан. Здесь вы, безусловно, нарушаете условия по одному договору, но контрагент тоже нарушил их по другому договору. Не пытайтесь сами принимать решение, ваша задача — затормозить такой платеж, пока его отдельным решением руководства не отменят или не проведут;

— согласование со службой безопасности. Вопрос спорный, поскольку обычно «безопасники» проверяют договоры. Но на тот случай, если вы платите без договора, их точно стоит привлекать к согласованию платежа;

— согласование с бухгалтерией я не рекомендую, поскольку обычно «вторая подпись» — это подпись главбуха или заместителя, поэтому если они видят налоговые риски или прочие проблемы, они могут заблокировать платеж на этапе «Банк — Клиент». Но если главбух отдал свою цифровую подпись сотруднику казначейства, то обязательно нужно согласовывать реестр с главным бухгалтером, прежде всего для того чтобы снять риски с казначейства и для предоставления возможности заблокировать опасный платеж.