Бесплатный фрагмент - Архитектура делового мероприятия

Предисловие

КАКИЕ ТИПЫ МЕРОПРИЯТИЙ МЫ ИМЕЕМ ВВИДУ В ЭТОЙ КНИГЕ

В этой книге мы говорим о конференциях и деловых мероприятиях и встречах, которые по своему составу, продолжительности и географическому охвату больше классического ежедневного офисного совещания. К таким мероприятиям можно отнести, например, двухдневное корпоративное совещание в бизнес-центре отеля с 45-ю участниками, или трехдневное мероприятие ассоциации в конференц-центре, на котором присутствует 950 человек. Мы подразумеваем такие деловые встречи и конференции, как, например, ежегодный международный торговый съезд, ежегодное собрание ассоциации потребителей, ежегодное глобальное деловое мероприятие международной ассоциации в сфере газетного производства и т. п.

Мы не рассматриваем здесь небольшие ежедневные внутренние совещания в офисе, в которых участвуют 5 или пусть даже 10 человек. Такие мероприятия мы называем офисными.

+ Да, это как раз те мероприятия, которые меня интересуют.

О КАКИХ ЭЛЕМЕНТАХ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ МЫ ГОВОРИМ

В этой книге мы сосредотачиваемся на содержании деловых мероприятий — на том, что происходит во время делового мероприятия, что имеет значение для «учредителей» мероприятия (его инициаторов), на целях делового мероприятия. Что меняется в умах участников, что влияет на участников, что способствует достижению целей делового мероприятия в плане обучения, нетворкинга и мотивации?

Мы не рассматриваем аспекты гостеприимства или логистики: не обсуждаем перелеты, дестинации, площадки, размещение в отеле или организацию питания и т. п.

+ Да, это мне интересно

ЧТО ВЫ УЗНАЕТЕ ИЗ ЭТОЙ КНИГИ

В этой книге мы представляем видение новой профессии. Мы анализируем индустрию деловых мероприятий с точки зрения стороннего (наполовину) наблюдателя и представляем вашему вниманию общие концепции и варианты развития в долгосрочной перспективе. Это план-схема для разработки новой (магистерской) программы или сертификации специалистов, призванных заложить основы новой карьеры. Эта книга способствует появлению новых специалистов, новых знаний и новых умений. В ней описаны концепции и идеи, которые дают пищу для размышлений, основу для обсуждения и публикаций, в конечном итоге содействующих постоянному инновационному процессу на благо индустрии.

+ Да, мне это интересно

ПРОГРАММНЫЙ ДОКУМЕНТ (МАНИФЕСТ)

Эта книга — манифест. Она не является ни учебником, ни практическим руководством. Практическое руководство по дисциплине «Архитектура делового мероприятия», скорее всего, состояло бы из семи томов по 600 страниц каждый. В этой книге мы представляем общие аспекты архитектуры делового мероприятия и приводим несколько примеров из сотен ее практических элементов. Данная книга — это не справочник по тактической, операционной или практической деятельности, а упражнение в стратегическом мышлении.

+ Да, мне это интересно

Если вы поставили галочки напротив всех пунктов, эта книга — именно то, что вам нужно. Вероятно, вы — ведущий специалист, занимающийся деловыми мероприятиями; тот, кому интересна содержательная сторона деловых мероприятий; исследователь; авторитетный эксперт индустрии; специалист по закупке товаров и услуг; руководитель высшего звена или, может быть, студент, изучающий варианты своей будущей карьеры.

Введение

Я начал писать эту книгу в пятницу 1 июня 2007 года, сразу после переезда в свой загородный дом. Каждую пятницу я брал выходной, чтобы писать в тишине и спокойствии на фоне 240 гектаров (2 400 000 кв. м.) природного заповедника. По сравнению с североамериканскими национальными парками (некоторые из них больше, чем территория моей страны) это немного, но для нас — это огромная территория.

В такие пятницы моя компания работала без меня, но я ничуть не волновался по этому поводу — и это только благодаря замечательным профессионалам, которые работали в моей команде; я хотел бы поблагодарить за это каждого в отдельности. Работа над этой книгой значит для меня очень много, и возможность сконцентрироваться на ней в течение целого рабочего дня в неделю — это все, что мне было нужно.

Дом был построен в 70е и представляет собой одноэтажное здание в стиле нео-модерн, с окрашенным белым кирпичом и окнами от пола до потолка. «Явно в стиле Фрэнка Ллойда Райта» — сказал Эллинг Хамсо (Elling Hamso), мой друг из Норвегии, когда он приехал ко мне. Он показал фейсбучные фотографии своего родительского дома, который явно был создан тем же архитектором. Тишина и красота этого места, в сочетании с аутентичной современной архитектурой и идеальным качеством постройки дома — вот что побудило меня и мою жену Кристин переехать сюда.

В некоторой степени эта книга о той самой комбинации местоположения и архитектуры. Если я правильно помню, несколько лет назад мне попалось рекламное объявление в специализированном журнале об индустрии деловых мероприятий, которое в качестве трех ключевых элементов успешных деловых мероприятий называло «местоположение». Если погуглить «деловое мероприятие» и «местоположение, местоположение, местоположение», поиск выдаст 331,000 результатов. Это, по-своему, отражает состояние индустрии в настоящее время. Я сам рад, что нашел место для проживания своей мечты, но без дома, построенного квалифицированным архитектором, мы не смогли бы там жить с нашими двумя сыновьями. Местоположение для деловых мероприятий (дестинации и площадки для проведения деловых мероприятий) — это проработанный вопрос в индустрии, но может ли кто-нибудь сказать мне, где найти архитектора для построения делового мероприятия?

Кто-то скажет: «Я и есть архитектор делового мероприятия», но в этой книге я покажу вам, что на самом деле никто не может им быть — пока еще. Эта книга — о создании архитектуры делового мероприятия, в перспективе — о дисциплине с одноименным названием, а также о ее потенциальном влиянии на деловые мероприятия и индустрию деловых мероприятий. Я формулирую вопросы о состоянии отрасли, и в книге текущее состояние критически оценивается несколькими способами. В ней также кратко рассматривается ряд тем; каждая из них потребует отдельной книги. Поэтому данная книга не является законченным произведением. Это пролог к серии книг, и, как и ее библиография, она всего лишь образец.

Вероятно, прочитав книгу, вы обнаружите, что вопросов стало больше, чем ответов, и на эти вопросы нужно отвечать в ближайшем будущем. У меня нет готовых ответов на все вопросы. Также вероятно, что эта книга вызовет некую отрицательную реакцию или некоторое раздражение. Однако, если это приведет к тому, что люди начнут обсуждать тот или иной вопрос, — это уже хорошо. Я надеюсь привлечь внимание нескольких людей, а также завоевать доверие и поддержку многих, чтобы заставить индустрию деловых мероприятий двигаться вперед, в направлении, которое в настоящий момент покрыто каким-то туманом.

Хотя я не являюсь типичным представителем индустрии деловых мероприятий, хотел бы заверить вас, что с давних пор люблю эту сферу и знаю, что она обладает громадным потенциалом. Я, как и многие другие, зарабатываю на жизнь при помощи «реальных» встреч «лицом к лицу» — и пусть никто не смеет в моем присутствии сомневаться в ценности деловых встреч или конференций! Деловые мероприятия — это чрезвычайно ценный инструмент для специалистов, организаций, общества и экономики, но индустрия до сих пор не использует свои преимущества в полной мере. То, что индустрия деловых мероприятий не раскрывает реальный потенциал деловых мероприятий, и есть причина, по которой я решил написать эту книгу. Реальный потенциал деловых встреч и конференций чрезвычайно недооценен, недоисследован и недоописан, а будущая профессия архитектора деловых мероприятий решает эти задачи как нельзя лучше на профессиональной и научной основе. Индустрия деловых мероприятий находится в хорошей форме, так что, возможно, мои идеи не ждут, но я уверен, что обращение к архитектуре деловых мероприятий — это замечательная возможность поднять индустрию на более высокий, более стратегический уровень. Получение по праву принадлежащего положения может произойти только при поддержке самой индустрии.

Я желаю индустрии деловых мероприятий стабильного и процветающего будущего.

Маартен Ваннесте, СММ

Об авторе

Маартен Ваннесте (Maarten Vanneste) родился в 1963 году и стал третьим из пяти детей в семье. Его отец был учителем музыки и настройщиком пианино, а мать — домохозяйкой. Одним из многих увлечений Маартена в детстве была фотография — хобби, которым он занимался больше всего. В 14 лет он установил в своей комнате оборудование и начал печатать свои собственные черно-белые фотографии. Успехи в школе были посредственные, но во всем, что касалось дополнительных занятий, назвать его посредственностью было никак нельзя. Президент школьного совета, организатор открытых дверей в школе и различных развлекательных мероприятий — все это демонстрировало его лидерские качества.

18-летие — это, вдобавок ко всему, время принимать серьезное решение: что делать дальше? Какую профессию выбрать? Какой предмет, в каком университете, или какую специальность, в каком техникуме, выбрать? Маартен, учитывая его широкий круг интересов, изучил некоторые варианты, включая психологию. Степень по психологии казалась выполнимой задачей, однако не обещала ничего увлекательного. Слишком много теории и слишком много чтения, мало прикладных аспектов… Учитывая интерес к фотографии, следующим вариантом стала режиссура. Маартен поехал в Брюссель и Гент, чтобы посетить 4 техникума, где преподавалась режиссура. Один был слишком ориентирован на художественную составляющую, второй — на национальное ТВ, и все четыре отставали в плане технологий: новым веянием считалась съемка видео и кино на пленку 16 и 35 мм — в его представлении, уже видавший виды формат. Поскольку четкого решения принято не было, поездка по миру длительностью в год показалась правильным вариантом, чтобы за это время принять решение.

Летом 1981 года телевидение было во всех новостях, и одной из самых обсуждаемых вещей стал набирающий популярность домашний видеомагнитофон. VHS от компании Panasonic, Beta-max от Sony и Video-2000 компании Philips — все они стоили около 2 000 евро, но получали все большую популярность. Каждая семья хотела приобрести такой видеомагнитофон, чтобы смотреть взятые напрокат фильмы и записывать ТВ программы. Отец Маартена увидел в этом буме потенциал и предложил создавать образовательные видео для школ. Он рассудил, что интерес его сына к кинематографии и психологии, вкупе с образованием и лидерскими качествами Маартена, могут вести только к одному выводу: Маартен должен создать свою собственную видеопроизводственную компанию. Мать согласилась с этим, и таким образом карьера молодого человека была выведена на заданный курс.

Интересная деталь: отец Маартена — слепой. Сейчас, в свои 75 с лишним лет, он работает на обычном компьютере и обычной клавиатуре, пишет, обменивается сообщениями и просматривает интернет-страницы.

Как все начиналось

Чтобы объяснить, почему и как родился этот проект, в этой главе кратко описываются первые 25 лет.

Компания Abbit Video родилась 1 апреля 1982 — 25 лет назад к моменту написания этой книги. За эти 25 лет случилось многое — произошло много событий, было принято много решений — иногда сложных решений. Мне кажется, что последние 25 лет подвели меня к готовности к следующим 25-ти. Все, что я сделал, даже еще до создания компании, кажется, сошлось воедино. Все части мозаики встали на свои места, и эта книга, моя первая книга, является средством все это расставить по полочкам, объяснить и передать. Она также является первым шагом во вторую половину моей карьеры.

Но более всего эта книга служит началу проекта — проекта создания совершенно новой профессии, архитектуры делового мероприятия. В этом смысле она может быть первым шагом к новому этапу в карьере и для многих других…

Видео убило радиозвезду

Когда тебе 18, и ты только что закончил школу, ты в действительности ничего не знаешь о том, как вести бизнес, не говоря уже о том, как его запустить.

Однако, у меня все же образовалась папка с примерно 50-ю страницами планов и подсчетов, написанных от руки; сейчас я назвал бы это бизнес планом. Займ в 500 000 бельгийских франков (примерно 15 000 или 20 000 евро в 2007 году) казался мне большой суммой денег, но ретроспективно могу сказать, что он таковым не был — этого определенно недостаточно, чтобы начать бизнес, особенно видео производственную компанию, в то время, когда видео кассета стоила столько, сколько сейчас стоит сам видеомагнитофон.

Я снял дом совсем неподалеку от улицы, на которой я вырос, придумал название компании и нарисовал логотип, чтобы повесить на стену. Придуманное мной название — Abbit — было основано на трех критериях: первое в списках по алфавиту, такое же количество букв, как и в слове «видео» и одинаково легко произносимое на других языках.

Затем была задача посложнее: какое оборудование необходимо закупить? Вкратце, однотрубочная телекамера и система для монтажа VHS еще не были готовы, а я уже вложил 80% своего посевного капитала, фактически выбросив почти все средства своего стартапа. Добро пожаловать в реалии…

В 18 лет ты также понятия не имеешь о продажах и маркетинге. Я сделал вывеску, открыл двери, сел у телефона и стал ждать. Как вам такая маркетинговая кампания?

Любой понимает, что происходило дальше. Не много. Но этот молодой человек не собирался долго сидеть без дела.

Веселый июль

Одним из первых шагов, которые я предпринял летом 82-го, до открытия компании, был запуск нового некоммерческого проекта под названием «Веселый июль». Вместе с друзьями и при поддержке нашего местного культурного центра мы еженедельно организовывали различные креативные мероприятия и досуг на открытом воздухе там, где раньше лето было мертвым сезоном. Это впоследствии привело и к другим результатам: один из тех друзей, Хильдегарт, позднее стал нашим первым штатным работником, а Abbit Video, участвуя в подобных мероприятиях, смогла выжить в первые критические три года.

Одним из результатов было то, что местная панк группа продала мне свою звуковоспроизводящую систему, так как сама группа распалась. Старый микшерный пульт и пара дешевых микрофонов, 100-ваттный усилитель звука и два огромных динамика составили всю экипировку. Я сдавал их в аренду для вечеринок, а, имея за плечами опыт с производством видео и несколько подержанных телевизоров, я начал организовывать видео-вечеринки, которые в те дни были в новинку. Я поехал в Virgin Megastore в Лондоне, только за тем, чтобы приобрести самые современные пленки VHS с популярными видео клипами. Летом 1983-го мы отправились в тур по бельгийскому побережью, спонсируемые Safari, компанией, занимающейся продажами нового напитка, и посетили около 10 клубов. Импортер Safari заплатил нам 500 000 франков, будучи нашим единственным спонсором; такую же сумму мы получили в качестве начального капитала годом ранее. Мне кажется, здесь будет наиболее уместно поблагодарить того человека, который поверил в нас тогда.

Тур де Франс

Еще одним ключевым моментом в те годы стал Тур де Франс в 1988 году, когда компании было уже 6 лет. Организация из Брюсселя получила контракт на создание большого танцевального клуба на открытом воздухе в городах и поселках по ходу Тур де Франс. Abbit Video наняли для работы с видео частью; мы получили контракт на 2 000 000 бельгийских франков, что примерно составляет 50 000 евро по нынешнему курсу. Один этот контракт равнялся всему обороту компании за весь первый год.

Танцевальный клуб просуществовал всего лишь год, потому что большинство велосипедистов рано ложатся спать во время тура, а громкая музыка просто не совместима с крепким сном ночью. Организаторы тура, вероятно, получали какие-то жалобы.

От аудиовизуального сопровождения к полноценному бизнесу

Во времена, когда происходили эти события, Abbit Video разрасталась и в плане увеличения объема корпоративных заказов. Видеопроизводство, аудиовизуальное сопровождение на выставках, открытие мероприятий и деловых встреч — всего этого становилось в ежедневнике все больше. Большинство наших мероприятий напоминали, в некоторой степени, деловые встречи и конференции. Большая группа людей, презентации, звук, свет, проектор и т. п. Одним явным мостиком в мир деловых мероприятий для Abbit стал звонок от территориального менеджера по продажам в конце 80-х. Он организовывал общенациональный съезд менеджеров по продажам для фармацевтической компании и пригласил меня обговорить оборудование. Мы объединили звук, свет, проектор, презентацию, видеопроизводство и фотосъемку — получился первый настоящий опыт технического обеспечения мероприятия.

Мир клубов и развлекательных мероприятий имел один большой недостаток: они платили не вовремя, а иногда и вовсе не платили, и всегда приходилось работать ночью. Корпоративные клиенты были очевидно лучше, а та работа, которой мы занимались на деловых мероприятиях, была гораздо более интересной и сложной. Мы распрощались с ночными клубами где-то в 1987-м, и это был шаг, который привел к еще многим подобным решениям в последующие годы. Следующим шагом было закрытие дверей — иными словами, мы перестали сдавать в аренду такое оборудование, как телевизоры и видеокамеры, обычным клиентам — мы твердо решили работать только с корпоративными клиентами.

Следующим ключевым решением было перестать продавать оборудование, что произошло в 1992-ом. Продажи — это особый бизнес, требующий другой бизнес модели в целом. Если мы хотели сконцентрироваться на мероприятиях, нам нужно было сорганизоваться целиком в направлении деловых мероприятий, их особых потребностей и требований. Наше видение и подход к рынку становились все более и более прицельными.

Одним из последних ключевых решений на том этапе развития стала отмена сухой аренды. Это означало, что отель или какая-то компания не могли больше постучаться к нам и арендовать флипчарт и микрофон, или телевизор и видео. Мы приняли важное решение заниматься исключительно проектами, а именно деловыми встречами и конференциями.

Отныне Abbit не была обычной компанией, предоставляющей аудиовизуальные услуги, поскольку предлагала широкий спектр интегрированных услуг нишевому рынку. И производственной компанией она уже не была. В компании имелось свое оборудование — в отличие от большинства производственных компаний, которые выбирали тот тип оборудования, который был необходим для конкретного типа мероприятия, ими проводимого. Мы фокусировались на деловых встречах и использовали специализированное оборудование, а также сами осуществляли контроль над ним, чтобы обеспечить должное качество.

Деловые мероприятия Дирка Рейна

Одним из наиболее вдохновляющих клиентов, с которыми я работал, является Дирк Рейн (Dirk Reyn) из фармацевтической компании, расположенной в деревушке в пяти минутах от Тюрнхаута. Это крупнейшая в своем роде компания Бельгии, действующая по всему миру. Дирк Рейн занимал должность международного менеджера по лекарству для лечения ряда проблем с желудком. В 1990, когда он пригласил нас к себе по рекомендации коллеги, который сотрудничал с Abbit в рамках общенациональных торговых съездов, для нас было потенциальной историей успеха.

С первого же дня Дирк задал нам задачку придумать нечто новое и инновационное, чтобы его деловые съезды стали более успешными. В отличие от всех тех, кого я встречал ранее, он понимал потенциал деловых мероприятий. Он видел потенциал в образовании, неформальном деловом общении и мотивации. Работая примерно с сотней территориальных менеджеров по продукту и менеджеров по маркетингу, он намеревался создать нечто, что оставило бы след. Для этого он заставил нас раскрыть свой потенциал и мыслить нестандартно. Это именно то, что заставило нас выложиться на все 100%, используя все возможные креативные, технические и первые технологические инструменты. В течение 8 лет подряд, с 1991 по 1998, мы создавали максимально возможное количество инновационных решений для каждого мероприятия. Концепции обеспечения делового мероприятия, или архитектуры делового мероприятия (см. далее в книге) не существовало в то время, но фактически, Дирк, как настоящий архитектор делового мероприятия, тратил большое количество времени и сил на анализ, проектирование и реализацию деловых мероприятий с точки зрения их содержания. Все, что касалось логистики и гостеприимства, для него делало туристическое агентство из Великобритании, а по содержанию он работал с британским агентством медицинских коммуникаций и Abbit. Проезд, отель, приемы и ужины — за все это отвечало туристическое агентство, поэтому мы имели возможность полностью сконцентрироваться на самом мероприятии и создании той образовательной, коммуникационной и мотивационной среды для его участников.

Во-первых, мы наладили базовые аспекты — отличный звук, отличный свет, профессиональная сцена и декорации, а также высококачественные презентации. Все это делала команда из 5—6 квалифицированных и узких специалистов технического профиля. Дирк был первым, кто попросил нас в дополнение к 35-миллиметровым слайдам использовать презентации PowerPoint. Я направился прямиком в компьютерный магазин и купил свою самую первую программу PowerPoint версии 2.0.

Кроме внимания к этим базовым аспектам, мы делали много креативных и новаторских вещей. Задолго до появления цифровой камеры мы на месте делали персонализированные сертификаты о посещении с фотографиями участников. В то время мы фотографировали на 35мм-ую зеркалку и отвозили пленку проявителю в город. Фото печатали и быстренько доставляли обратно в отель, после чего печатали полученный документ на красивой бумаге и отдавали на подпись организаторам мероприятия. В конце финальной сессии каждый, кто был там, с восторгом получал сертификат. Большинство людей вешало их в своем офисе на стену как минимум на год.

Другой идеей, которую мы реализовали для Дирка, было использование приветственных записей в Барселоне. Кассета с записью приветственного слова Дирка и музыкальным сопровождением по теме мероприятия проигрывалась участникам во время их поездки в такси из аэропорта в отель. Это был простой и недорогой прием, но какой эффект он произвел! Участники не только были удивлены тем, что на полпути получали сообщение, но и прибывали в пункт назначения воодушевленные и подготовленные, услышав от организатора мероприятия об основных темах мероприятия. Полученный опыт был воодушевляющим (мотивирующий) и информативным (образовательным).

Видео на колесах

Как только видеомонтаж стал возможен на месте проведения мероприятия, мы начали делать видео для заключительного этапа мероприятия. Интервью с участниками были частью этих видео с самого начала. Вскоре мы уже делали ежедневный новостной выпуск о предыдущем дне — отличный способ пробудиться ото сна и начать новый день. Еще одно практическое применение монтажа на месте проведения заключалось в том, что представитель каждой страны мог записать 30-секундное видео рекламного характера, «продающее» маркетинговые материалы этой страны другим странам. Такое совместное творчество и взаимное обучение было экстраординарным явлением в дни, когда среднестатистический спикер, использующий слайды, отводил на вопросы-ответы 3 минуты, и на этом весь интерактив заканчивался.

«Клуб продвижения продукта» стал еще одним замечательным способом вовлечения и мотивации аудитории, поощрения совместного обучения и стимулирования неформального делового общения. В рамках «клуба продвижения» каждая страна получала стол и панель для демонстрации своих промо-материалов. Через небольшой промежуток времени каждый присутствующий мог открыть для себя замечательные идеи других стран и познакомиться с людьми из той или иной страны. Таким образом реализовывались все ключевые цели:

Обучение: знакомство с интересными идеями других стран и их обсуждение

Нетворкинг: знакомство с коллегами из других стран

Мотивация: возможность для специалистов продемонстрировать свой продукт, поделиться им и быть услышанным.

Это был один из самых ценных моментов мероприятия.

Эти и еще многие другие яркие и креативные идеи были представлены в логотипе мероприятия, который лишь немного трансформировался год от года, сохраняя цвета и основные формы и превращаясь в узнаваемый бренд. Основной целью был определенный уровень продаж к 2000, году и, поскольку первое мероприятие было проведено на Кипре, встречи назвали Olympus 2000 в честь греческого бога и горы.

Основным посылом в течение всех этих лет неизменно оставались «4 C»: (культура, креатив, целостность, приверженность). Эти четыре слова присутствовали всегда и служили основой при обсуждении всех тем.

Серии деловых мероприятий

Это приводит нас на более стратегический уровень. Дирк организовывал эти съезды как серию мероприятий. У этой серии была конечная цель и даже дата завершения. По каждому съезду создавался отчет о ходе работы, и каждый съезд создавался с четкой ориентацией на конечную цель. Каждый съезд был плацдармом для следующего — так достигался постепенный прогресс. Такое по-настоящему перспективное виденье при создании серии мероприятий до сих пор редко встречается. Само собой, долгосрочное сотрудничество с поставщиками и поддержка руководства были жизненно важными моментами.

Дирк Рейн добился запланированных результатов еще до планируемой даты, а мы горды тем, что были частью процесса, в котором деловые мероприятия действительно были движущей силой и цементом, на котором все держалось. Он совершил переворот в моем сознании, хотя я и осознал это несколько лет спустя. Целеустремленность, энергия и творческие способности Дирка — вот что посеяло зерно концепции обеспечения делового мероприятия, матрицы целей делового мероприятия® и, в конечном итоге, архитектуры делового мероприятия. Если кого и можно назвать самым настоящим архитектором контента делового мероприятия, так это Дирка. И поныне редко можно встретить «инициатора» делового мероприятия, который был бы так вовлечен — всесторонне вовлечен — в анализ, проектирование и реализацию делового мероприятия.

Акцент на деловые мероприятия

В мае 1998-го Abbit организовала свое первое внутреннее деловое мероприятие под названием X-tra («Экстра»), темой которого стала «Акцент на деловые мероприятия». Это было в тот год, когда мы официально решили полностью сконцентрироваться на рынке деловых встреч и конференций. У нас появилось нечто стоящее, что мы могли предложить, нам нравился продукт, и мы чувствовали, что это жизнеспособный рынок.

Незадолго до этого я решил встретиться с агентствами в районе Брюсселя, который числились среди организаторов конференций в желтых страницах. Одним таким агентством было Nikitra и, ожидая в приемной, я листал бельгийские журналы о деловых мероприятиях и встречах. До этого я понятия не имел о том, что такие журналы существуют, поэтому я тут же подписался, и вскоре был приглашён владельцем журнала Эриком де Риддером (Eric De Ridder) в фокус-группу, посвященную направленности и будущему журнала. Поскольку я был убежден, что деловые мероприятия — это будущее нашей компании, я без колебаний согласился. Там я познакомился с президентом бельгийского отделения ассоциации MPI. MPI (Meeting Professionals International) означает «международное объединение специалистов по организации деловых мероприятий»; это ассоциация, которая в то время насчитывала около 16 000 членов, а на данный момент (2008 год) — более 23 000. Я сразу же вступил в нее, стал членом совета, а три года спустя стал президентом бельгийского отделения. Сейчас я являюсь активным членом, сторонником и спонсором бельгийского отделения. MPI — это крупнейшая международная ассоциация прекрасной индустрии, молодой индустрии. К настоящему моменту MPI функционирует уже около 40 лет, и за это время индустрия существенно выросла, став по-настоящему профессиональной отраслью.

Эффект MPI

С этого момента дело пошло по-настоящему. В 1999 году Abbit выросла на 72%, а в 2000 году более чем на 40%. Я сверился с данными — этот рост был полностью вызван эффектом ассоциации MPI, с помощью которой я мог общаться с координаторами деловых мероприятий, становящихся моими клиентами. Некоторые из них — крупные организации как из Европы, так и из США, организующие ежегодные деловые встречи и мероприятия во многих европейских странах.

Как принимающая сторона европейской конференции MPI в течение пяти лет подряд, наша компания получила возможность слушать и общаться со специалистами по организации деловых мероприятий, и многое почерпнула из такого общения.

В 2002 мы стали искать способ описать наши услуги. К тому времени мы делали почти все, что возможно, по обеспечению мероприятий для достижения их ключевых целей. Мы не были типичной компанией, предоставляющей аудиовизуальные услуги; мы не были производственной компанией, и мы не являлись профессиональными организаторами конференций или event-агентством. После внутреннего совещания одному из нас пришла в голову идея назвать это «поддержкой делового мероприятия», и мы одобрили этот термин. Теперь наша компания называется «Abbit поддержка деловых мероприятий». Мы предоставляем поддержку мероприятиям наших клиентов, и у нас есть менеджеры по поддержке деловых мероприятий.

Ассоциация MPI также дала мне возможность много разговаривать со специалистами и выступать перед аудиторией до 2 000 человек. Это заставляло меня думать, обсуждать и готовить презентации, записывать и обдумывать снова и снова свои мысли в отношении индустрии — отличная репетиция идей и концепций, которая помогла мне фокусироваться на главном, и на самом деле разработать стратегию компании и содержание этой книги.

Оболочка и содержимое деловых мероприятий

Курс CMM (сертификация по управлению деловыми мероприятиями) был еще одним прорывным моментом, связанным с ассоциацией MPI, когда мне пришлось продумывать и организовывать свою карьеру на стратегическом уровне. Это также заставило меня написать бизнес план того, что сейчас является Институтом проектирования деловых мероприятий. В дополнение ко многим моим друзьям из ассоциации MPI, я особо хотел бы поблагодарить Дидье Скайе (Didier Scaillet), который проработал в ассоциации много лет, за его поддержку и советы.

За 25 лет мы сильно выросли. В течение последних нескольких лет я продолжал работать и думать о том, чем мы занимаемся и в чем заключается наша ценность. Поддержка деловых мероприятий не была вершиной всего — я думаю, вершина виднеется на горизонте лишь сейчас. Следующий важный этап — это архитектура делового мероприятия, и я готов стать частью этой истории в последующие 25 лет. В следующих главах я расскажу об этом пути шаг за шагом.

Путь к написанию этой книги был начат с 18-летнего парня, создавшего свою собственную компанию по производству видео в 1982 году. Пять лет выживания, 10 лет концентрации и 10 лет инноваций — вот что дало мне возможность осознать, что пришло время для следующего шага. Наблюдать за эволюцией индустрии от оболочки до оболочки и содержимого — это мечта. Я буду горд, если смогу внести свой скромный вклад в осуществление этой мечты.

СЛЕДУЮЩИЕ ГЛАВЫ

В следующих главах я поделюсь своим мнением об индустрии деловых мероприятий с точки зрения стороннего наблюдателя, а затем расскажу о том, чего, по моему мнению, явственно не хватает, и как мы можем поддержать и поспособствовать развитию отсталой «содержательной» стороны деловых мероприятий. В заключительных трех главах я опишу, каким образом архитектура делового мероприятия, как профессия, может стать катализатором такого развития.

Индустрия деловых мероприятий

Что мы имеем

В 1998 году я начал посещать наши профильные выставки. Это было настоящим откровением.

Я видел лишь площадки (конференц-центры, отели и гостиничные сети) и дестинации для проведения деловых мероприятий (страны, регионы и города). Я считал себя частью индустрии деловых мероприятий, но не видел ничего, что имело бы отношение к моему миру на этой гигантской глобальной выставке индустрии деловых мероприятий в Женеве. Не было ни организаций, занимающихся образованием, ни компаний, предоставляющих аудиовизуальные услуги, ни производственных компаний, ни специалистов по презентациям, ни фотографов, специализирующихся на деловых мероприятиях… Не было ничего, что бы касалось образования, нетворкинга и мотивации. Я чувствовал себя удивительно неловко, находясь в центре крупнейшего мероприятия индустрии, частью которой являлся. Я чувствовал себя как маленький мальчик в «Новом платье короля»: хотелось закричать: «Король же голый!». Я не понимал, как целое сообщество может называть это индустрией деловых мероприятий, хотя было очевидно, что она не соотносится напрямую с главными целями делового мероприятия. Все здесь относилось к обстановке, в которой проводились деловые мероприятия, к оболочке — а я искал содержимое.

Это был сигнал к действию для меня. Индустрия специалистов по организации деловых мероприятий очевидно развивалась в одном направлении — в направлении гостеприимства и делового туризма. А может быть, часть туристической отрасли назвалась «индустрия деловых мероприятий», чтобы ее серьезнее воспринимали?

Как бы то ни было, я не чувствовал, что это моя сфера, и начался квест. К какой отрасли я отношусь? К какой отрасли относится моя компания? Я встал на долгий путь, пытаясь найти то место, где я, как профессионал, чувствовал бы себя дома, там, где находятся мои коллеги — люди, интересующиеся сутью деловых мероприятий, содержательной стороной деловых мероприятий.

Сегодня я нахожу слова, чтобы описать то, что я лишь инстинктивно чувствовал в конце 90-х. Тот факт, что я пришел к четкому пониманию индустрии, с большим вопросом, сверлящим мне мозг, заставил меня кое-что увидеть и прийти к некоторым важным выводам. Это история, которой я делюсь с одной целью: помочь индустрии деловых мероприятий перейти на новый уровень, вырасти и процветать.

«Индустрия деловых мероприятий образца 2007 года компетентна в создании оболочки проведения мероприятий. Единственное, что нам нужно сделать, — это заглянуть вовнутрь такой ракушки, положить в нее крупинку песка, а через несколько лет забрать оттуда жемчужину».

Журналы

Все больше и больше погружаясь в индустрию деловых мероприятий, я получал все больше журналов. На сегодняшний момент мне известно около 30-ти различных журналов, из которых около 10-ти я получаю ежемесячно. Это европейские, американские и азиатские издания.

Не требуется объяснений, чтобы понять, что индустрия деловых мероприятий в настоящее время существует только сквозь призму индустрии гостеприимства. Просмотр содержимого журналов подтверждает, что в основном речь идет о гостеприимстве с некоторой долей личностного и профес-сионального развития — такие темы, как тайм-менеджмент, лидерство, менеджмент рисков, предпринимательские качества, баланс между карьерой и личной жизнью, стресс-менеджмент, менеджмент конфликтных ситуаций и тому подобное. Они напрямую не связаны с индустрией деловых мероприятий, но в общем и целом применимы к личной, профессиональной или деловой жизни.

Многомиллиардная индустрия

Является ли индустрия деловых мероприятий частью делового туризма/туризма/индустрии гостеприимства?

Полагаю, да, и по многим причинам кажется естественным, что индустрия деловых мероприятий крепко связана с туризмом/сферой гостеприимства.

Учитывая глобализацию компаний, а в равной степени и ассоциаций, количество международных деловых встреч и конференций сильно выросло за последние десятилетия.

Поэтому да, индустрия деловых мероприятий в настоящее время является частью индустрии гостеприимства (туризма и делового туризма). Это мой вывод, как наблюдателя со стороны. Я вижу возможности, а как скоро реализуются эти возможности, зависит только от самой индустрии.

Младший брат

В «Исследовании экономического эффекта 2004», предпринятого Советом конгрессно-выставочной отрасли, демонстрируется разбивка по прямым расходам на конгрессы и выставки. На проезд, отель и питание, как мы видим, тратится около 85% всей суммы. Около 15% идет на бизнес услуги (12%), технологии (0,2%) и иное (3%). Нам нужно посмотреть, сколько из последней цифры уходит на содержательный аспект.

Совет конгрессно-выставочной индустрии определяет прямые расходы так: «Все расходы, связанные с мероприятием, которые вливаются в местную экономику места его проведения. Прямые расходы включают траты участника, траты экспонента и траты организатора мероприятия»

Это фактически означает, что мы не знаем, сколько тратится на содержательный аспект деловых мероприятий.

В подглаве «Закупки» приведен один пример корпоративного мероприятия, в рамках которого 10% потрачено на производство и аудиовизуальные услуги, а 90% — на логистику. Типичен ли этот пример в том, как устроены бюджеты деловых мероприятий? Или у нас отсутствует информация, которую нужно добавить, чтобы получить целостную картину? Осмелюсь предположить, что в индустрии деловых мероприятий средние расходы на поддержку фактических целей делового мероприятия относительно малы.

Высшее образование в этой индустрии

Программы по менеджменту конференций или по управлению деловыми мероприятиями в большинстве случаев относятся к факультетам туризма. Профессор Роб Дэвидсон (Rob Davidson), с которым я познакомился на ежегодной конференции голландского отделения MPI, является ведущим лектором по бизнес туризму Вестминстерского университета в Лондоне и преподает курс по управлению деловыми мероприятиями. Он читал некоторые мои статьи и посетил мою сессию о содержательной стороне деловых мероприятий и о том, что в текущий момент этот аспект не развит или недостаточно развит. В рамках сессии кратко затрагивался вопрос о направленности образования по управлению деловыми мероприятиями в настоящее время, и что это может быть или что нужно добавить, чтобы такое образование стало целостным.

После презентации он подошел ко мне и с особым энтузиазмом сказал, что теперь он понимает, какие огромные возможности есть у учебных курсов по управлению деловыми мероприятиями, а также в целом у индустрии деловых мероприятий. Он также согласился, что текущий учебный материал в основном охватывает аспекты гостеприимства и туризма и не дает знаний о действительных причинах организации деловых мероприятий — о целях деловых мероприятий. Вопрос «чего достичь в умах участников» не задается. Не преподается то, как проектируются, обеспечиваются, достигаются или измеряются цели делового мероприятия — обучение, нетворкинг или мотивация участников.

Географическое связующее звено

Помимо крупных глобальных игроков — авиакомпаний и крупных гостиничных сетей — существуют и крупные местные игроки сферы гостеприимства и туризма. В каждой стране, во многих регионах и большинстве городов имеются центры, продвигающие эти места как дестинацию для поощрительных мероприятий, конференций и деловых встреч. Они называются конгресс-бюро. Зачастую эти центры являются частью туристических комитетов по понятным причинам: город считает участников конференции туристами, поскольку они приносят доход в местную туристическую отрасль. Помимо трат на площадки и отели, много средств тратится на рестораны и шоппинг, к примеру. 128 млрд. долларов только в США существенно подпитывает и местную казну.

Настоящая же причина, по которой организуются деловые мероприятия, приносит прибыль не только в месте их проведения. То, что люди почерпнут из конференции в Денвере, может применяться — а следовательно, и приносить прибыль — в Южной Африке и дюжине других стран. Денвер же полностью заинтересован в таких аспектах делового мероприятия, как туризм и гостеприимство, а не в его целях. Эти бюро административно и политически связаны и поддерживаются из-за налогов. Город, в который на 1-дневные конференции ежегодно съезжается 100 000 человек, получает около 25 млн. евро в обороте его отелей, ресторанов, сувенирных лавок, развлекательных заведений и т. п. В свою очередь, это приносит от 2 до 3 млн. в виде налогов для города, и еще намного больше в виде трудовых налогов и иных налогов НДС для страны. Часть этой суммы идет на финансирование конгресс-бюро.

Это объясняет, почему индустрия деловых мероприятий является частью туристической отрасли. И поскольку она — часть туристической отрасли, культивируется ее туристическая составляющая. Это заставляет меньше заниматься теми аспектами, которые относятся к тому, что такое деловые мероприятия на самом деле. Поскольку знаний о содержательной стороне деловых мероприятий мало, она остается частью туристической отрасли и привлекает специалистов по гостеприимству. Это «уловка-22» нашей индустрии.

Пример: Члены конгресс-бюро Антверпена

Сложная природа организации делового мероприятия

Координаторы деловых мероприятий — это специалисты, получившие высшее образование в области управления деловыми мероприятиями, посещающие отраслевые выставки и читающие профильные журналы. Они являются целевой аудиторией отельной индустрии и дестинаций, стремящихся привлечь группы людей в конкретный город или отели.

У координаторов деловых мероприятий непростая работа. В среднем они чрезвычайно заняты, много времени проводят в разъездах и работают в условиях постоянного стресса вследствие бескомпромиссных и критических дедлайнов, с одной стороны, а с другой стороны — вследствие ограничений в бюджете.

Примерно 75% координаторов деловых мероприятий, работающих в фармацевтической отрасли, утверждают, что у них совсем нет или очень мало возможностей влияния на содержательную сторону деловых мероприятий. При этом, однако, их голос имеет большой вес в том, что касается аспектов гостеприимства в связи с организуемыми мероприятиями. Координаторы деловых мероприятий ищут подходящую площадку, резервируют и заключают контракт с местом проведения мероприятия, бронируют номера и билеты, организуют трансфер, питание, кофе-брейки, ищут и бронируют специальные помещения для заключительного ужина, резервируют рестораны для участников в их свободные дни и т. д. И все это для разношерстной группы людей, со всевозможными требованиями и ограничениями по питанию и иными индивидуальными потребностями. А еще есть приглашения, регистрация, оплата, бейджи, администраторы, информационные стойки и т. п.

На международном уровне такая работа требует огромного багажа знаний о культурных особенностях в таких вещах, как еда, привычки, время, этикет, безопасность, перевозка грузов, таможня, финансы и тому подобное.

Многие координаторы деловых мероприятий организуют для своей компании, ассоциации или клиентов большое количество мероприятий подряд. Они разъезжают по миру, чтобы самим осмотреть место проведения и оказать поддержку в организуемом мероприятии. Путешествий в жизни многих координаторов так много, что бесплатная поездка в Лиссабон не слишком их воодушевляет.

Дедлайны для координаторов деловых мероприятий — вещь бескомпромиссная: это означает, что они не могут отложить приветственный прием на день, какова бы не была причина. Дедлайн для возведения нового здания не критичен. Если здание готово месяц спустя, мы все равно его получим. Если деловое мероприятие начинается на день позже, все потеряно. Более того, как правило, те, на кого работают координаторы, — «инициаторы» мероприятия — не отводят им достаточно времени на подготовку. Работа по поиску и переговорам с площадкой, планирование всего того, что должно быть сделано, в большинстве случаев серьезно недооценивается. Вот почему координаторы деловых мероприятий — это специалисты, которые много работают, переключаются между множеством задач, устойчивы к стрессу и дисциплинированы. Почти 75% из них — женщины, судя по данным о членстве в ассоциации MPI. И все их время, внимание и энергия требуется для организации тех вещей, которые связаны с логистикой и гостеприимством одного делового мероприятия за другим. При такой нагрузке кажется естественным, что многие из таких организаторов не ищут дополнительной работы в виде формирования содержания делового мероприятия.

Большинство координаторов удовлетворены тем, что могут сосредоточиться на вещах, относящихся к гостеприимству. Некоторые хотели бы переключиться на содержательные аспекты и заниматься сущностью делового мероприятия, принимать более активное участие в достижении целей мероприятия.

Вот эта вторая категория обладает потенциалом стать теми, о ком вся эта книга — архитекторами делового мероприятия.

Большинство координаторов деловых мероприятий всеми мыслями, а что, вероятно, еще важнее, всем сердцем, привязаны к гостеприимству. Они любят этим заниматься: собирать людей вместе, делать так, чтобы каждый хорошо проводил время, чувствовал заботу — это истинный менталитет гостеприимства, принципиальный для индустрии деловых мероприятий.

Провода и кнопки

Большинство координаторов деловых мероприятий не слишком компетентны в технических вопросах вроде аудио/видеооборудование или ИКТ. Многие координаторы, однако, получают запросы на бронирование аудиовизуального оборудования для делового мероприятия и занимаются этим, поскольку это часть их работы, а не потому, что их воодушевляют микшерные пульты, микрофоны, диммеры, LCD-экраны, интернет кабели, системы для голосования, технологии нетворкинга и прочее.

В таких обстоятельствах производственной или технологической компании сложно иметь дело с клиентом, который, по существу, не сильно ценит технические штуки и всем своим сердцем, и душой предан не заключительной презентации, а ужину из пяти смен блюд. Это нелегкое сотрудничество с продуктом, который представляет собой неосязаемую услугу и который трудно продемонстрировать, в отличие от площадки, помещения для встречи и даже от ужина. Показать, что же такое это заключительное видео, просто невозможно до тех пор, пока не наступит момент заключительной сессии.

В этих условиях вполне естественно и приемлемо, что содержание, цели делового мероприятия остаются нетронутыми организаторами. Инициатор мероприятия, который является директором по маркетингу или продажам, остается один на один с содержанием мероприятия; в некоторых случаях ему помогает специалист по маркетингу или коммуникациям. Многим основополагающим элементам делового мероприятия и вовсе не уделяется внимание: необходимости проектирования программы, выбору подходящих форматов, обучению спикеров, привлечению фасилитаторов, поиску и выбору подходящих инструментов неформального делового общения, максимизации потенциала стадий «до» и «после» мероприятия. Единицы из инициаторов мероприятия действительно отводят время на эти ключевые вопросы, и еще меньше тех, кто может полагаться на полностью компетентных и специализирующихся на этом профессионалов.

Инициатор мероприятия — это не профессия

Словосочетание «инициатор делового мероприятия» встречается в этой книге примерно 130 раз. Некоторые компании назовут такого человека спонсором или принимающей стороной делового мероприятия; не существует официального названия для этой роли. Этот термин обозначает человека, или, в некоторых случаях, небольшую группу людей, которым принадлежит деловое мероприятие в том смысле, что они принимают решение о том, что такое мероприятие необходимо провести, они владеют бюджетом, и они решают, каковы цели мероприятия. Это инициатор мероприятия, а, следовательно, он решает, быть или не быть мероприятию. Хотя их редко встретишь на профильных выставках, они-то и есть наши главные клиенты. Хотя инициаторы деловых мероприятий не читают наши журналы, и редко являются членами ассоциаций индустрии деловых мероприятий, это они в конечном счете принимают решение о самом нашем существовании.

Инициатор мероприятия решает, быть или не быть мероприятию.

Инициатор делового мероприятия может быть кем угодно. В большинстве случаев он является менеджером по маркетингу, но он может быть и HR-менеджером, и директором по продажам, и управляющим, или занимать ряд других должностей. Ни в одном из этих вариантов роль инициатора мероприятия не является в действительности профессией. В большинстве случаев инициаторы мероприятия — это временная роль, а в лучшем случае, — это сотрудники, нанятые на неполный рабочий день на несколько недель. Иными словами, роль инициатора делового мероприятия — это не профессия. Нельзя пойти поучиться на курсы инициаторов делового мероприятия, не существует журнала «Инициатор делового мероприятия», и нет ассоциаций для инициаторов деловых мероприятий.

С кем говорит инициатор делового мероприятия, запуская очередной проект? С координатором и отделом маркетинга. Координатор с ходу начинает заниматься вопросами гостеприимства, логистическими потребностями участников. Содержанием занимается отдел маркетинга, в котором, в большинстве случаев, также не будет специалиста по деловым мероприятиям. Маркетинг будет отвечать за стиль и атмосферу, дизайн, брендинг, печатные материалы и т. д. Большинство инициаторов деловых мероприятий убеждены, что они знают, каковы цели мероприятия и как их достичь. Они убеждены, что они знают все, что необходимо знать о достижении целей и о проектировании делового мероприятия таким образом, который бы способствовал его целям.

Они тратят сотни тысяч или даже миллионы на деловое мероприятие, полагаясь на свой собственный опыт в качестве временного работника.

Они отвлекают от работы сотни специалистов на несколько дней, при этом получая ограниченную помощь в некоторых аспектах организации мероприятия от не специализирующихся в этом людей. Они выходят к обращаются к самым главным 500 клиентам компании, руководствуясь лишь своим внутренним чутьем, а не профессиональной методологией проектирования. Они используют такой же формат, как и в прошлом году, основываясь лишь на положительных отзывах участников. Вот как это происходит с большинством деловых мероприятий. В марте 2008 я нашел подтверждение этому на примере одной из крупнейших нефтяных компаний, у которой не существовало стандартных процедур для организации содержания делового мероприятия. У них организовано обеспечение для того, что связано с затратами на поездки и проживание, но нет стандартных рабочих процедур (SOP) для содержательной стороны.

При строительстве небольшого склада за полмиллиона долларов любая международная организация будет работать по строгим процедурам, тщательно подойдет к выбору архитектора и строительной компании. При затратах на деловое мероприятие в два раза или более, ни один из этих принципов правильного и рачительного управления не соблюдается.

Мне только предстоит познакомиться с инициатором делового мероприятия, у которого была бы методология для построения мероприятия или процедуры по улучшению содержательной части. Инициатор деловых мероприятий — это временная работа, поэтому как можно винить их в этом?

Инициатор деловых мероприятий — это временная работа

Мой опыт показывает, что как только инициаторы делового мероприятия понимают, что могут получить какое-то содействие, они оставляют свою гордость и с радостью принимают всю возможную помощь. Инициаторы делового мероприятия примут помощь, если увидят структурированный, грамотный и системный подход к построению делового мероприятия, основанного на его целях.

Мне еще не встретился тот инициатор делового мероприятия, у которого все цели его мероприятия были бы расписаны в должном порядке. Большинство инициаторов могут устно описать цель мероприятия — единственную, не множественные. Я знаю, что цели делового мероприятия всегда многообразны, но остаются незамеченными и неизвестными. Пара часов, проведенных в организованно мозговом штурме, позволяет большинству инициаторов обнаружить гораздо больше целей, тех, о которых они никогда не подумали бы. Инициаторы деловых мероприятий нуждаются в помощи.

В чьей? Вот вопрос. Нет никого, кто обладал бы всем знанием и навыками, не говоря уже о наличии стандартизированного процесса, который можно было бы применить к организации в целом. Когда я говорю об этом, некоторые участники, например, ведущие координаторы или профессиональные организаторы конференций, говорят, что это их работа, но при этом соглашаются со мной, что не обладают всеми знаниями для того, чтобы выполнять эту работу профессионально. Я изучаю и работаю над этой темой уже несколько лет и убежден, что едва ли затронул 10% всего того, что существует на самом деле. Необходимо провести массу исследований, просто чтобы обнаружить и собрать все имеющиеся знания и инструменты, которые возымеют эффект. После этого необходимо изучить этот материал, и только затем могут появиться профессионалы, которые будут помогать инициаторам деловых мероприятий контролировать содержание своих деловых мероприятий.

Теперь о том, как нам приходится наблюдать модель странного и чрезмерного расходования средств. Сравним два случая, свидетелем которых я был лично. Одна группа состояла из 950-ти высокопоставленных военных сотрудников, а другая — из 120-ти менеджеров по продукции и сотрудников отдела маркетинга фармацевтической компании.

4 900% разницы

Координатор делового мероприятия для группы из 950 человек тратит 5 евро в день на человека на все: аудиовизуальные услуги, производство, ИКТ и т. п.

Инициатор делового мероприятия для меньшей группы тратит 250 евро на человека в день, включая декорации, приветственное видео, идеальный набор аудиовизуального оборудования, лучшую технологию для презентации, эффектный свет, замечательную поддержку для спикеров, фасилитацию и так далее. Разница по затратам колоссальна — 4 900%, тем не менее, оба инициатора считают, что хорошо справляются со своей задачей.

Интересное наблюдение в этом случае вот какое: обе группы проживают в одном и том же пятизвездочном отеле в Лондоне, и тратится от 300 до 400 евро на человека в день на пакет участника, питание и гостиничный номер. Обе стороны понимают значение соответствующего уровня гостеприимства для деловых мероприятий, но колоссально расходятся в подходе к разработке и обеспечению целей своего делового мероприятия.

Расчет стоимости на человека в день — это не то, что касается содержательной стороны делового мероприятия. Приветственное видео стоит 5 000 евро и его, как правило, не делят на 120 участников. То, что относится к гостеприимству, калькулируется, предлагается и рассчитывается на одного человека как стоимость за авиабилеты, номер и питание.

BBBBB

Если мы назовем содержание делового мероприятия мозгом делового мероприятия (обучение, нетворкинг и мотивация, в основном, относится к мозговой деятельности), а гостеприимство назовем телом (поездки, ночевки и еда относятся, по большому счету, к функциям тела), то можно проанализировать ресурсы, которые мы отводим телу и мозгу на деловом мероприятии. Для конкретного делового мероприятия, или конкретной компании или ассоциации, баланс будет достигаться на определенном уровне, который подходит этому мероприятию и этой организации.

Мы называем это «предусмотренный бюджетом баланс между телом и мозгом» (BBBBB).

BBBBB

Сравнивая различные деловые мероприятия, можно увидеть, что на одном мероприятии мозгу не уделяется никакого внимания, и соотношение составляет 90/10, тогда как на другом соотношение достигает почти равного баланса 50/50. Можем ли мы назвать деловым мероприятием то, 90% бюджета которого тратится на гостеприимство? Или мы должны называть его поощрительной поездкой? Каков ваш приемлемый бюджетный баланс между телом и мозгом? Каков правильный баланс, способствующий максимизации потенциала делового мероприятия?

Конечно, все не так черное и белое, как я обрисовал. Прекрасное гостеприимство тоже положительно влияет на обучение, нетворкинг и особенно на мотивацию.

Понятно, что хорошее гостеприимство — это основа. Без этой основы невозможно построить деловое мероприятие. Оно должна быть хорошим, иначе участники начнут день в плохом настроении, и все остальное будет пустой тратой времени. С другой стороны, нельзя забывать о построении равнозначно хорошего мероприятия на этой замечательной основе. Обеим частям надо уделять должное внимание, а для достижения наилучших результатов, ведущих к успешному деловому мероприятию, ресурсы должны распределяться сбалансированно.

Лучшее от обоих миров

Я считаю деловую встречу или конференцию наиболее полноценным типом в индустрии MICE. Аббревиатура MICE обозначает деловые встречи, поощрительные мероприятия (инсентив-туры), конференции и иные события. Многим англоязычным специалистам не нравится этот термин, поскольку по-английски это множественное число от слова «мышь», а им больше бы понравилась текущая тенденция использовать универсальный термин «индустрия деловых мероприятий».

Я считаю, что хорошее деловое мероприятие содержит в себе все элементы MICE. Элементы действа (E) и поощрительного мероприятия (I) всегда присутствуют в хорошем деловом мероприятии — например, как во время поощрительной поездки с целью стимуляции производительности сотрудников. Инсентив-тур — это интересное место, замечательное помещение, развлечения, вкусная еда. Зачастую это путешествие в экзотические места и размещение в великолепном отеле. Это элементы, относящиеся исключительно к туризму и гостеприимству, призванные в сочетании подарить незабываемые впечатления. В любой хорошей конференции прикладывают все усилия — и пользуются помощью координатора деловых мероприятий — для того чтобы эти элементы как можно более способствовали хорошему самочувствию участников. Хорошее деловое мероприятие в этом смысле является частично поощрительным мероприятием, а, следовательно, побудительный эффект — это одна из трех ключевых целей в деловых мероприятиях, помимо образования и нетворкинга.

Мероприятие-действо — это, как правило, не выездное мероприятие, действие, сосредоточенное на сцене. Группа людей, обычно в рамках одной страны (поэтому не требуется длительных перемещений), собирается вместе на какой-либо площадке для представления, развлекательного действа и презентации какого-то продукта. Постановка, производство и создание особого «опыта» — это основные, центральные элементы мероприятия-действа. В любой хорошей конференции они также присутствуют, в сочетании с приветственной и/или заключительной сессиями. Представление на сцене, впечатляющее шоу или видео на открытии и масштаб — это некоторые из элементов, присутствующие как в развлекательных мероприятиях, так и в первоклассных деловых мероприятиях. Мотивация, опять же, — это самая важная, ключевая цель, которая сочетается с некоторой долей нетворкинга и обучения.

Как реальный участник деловых встреч и конференций, я склонен считать, что поощрительное или развлекательное мероприятие, фактически являются деловыми мероприятиями, у которых отсутствует несколько вещей.

Поощрительное мероприятие — это деловое мероприятие без обучения.

Мероприятие-действо — это короткое деловое мероприятие, которое в основном состоит из развлечений.

Это не значит, что поощрительные или развлекательные мероприятия должны стать деловыми, однако они содержат в себе элементы деловых мероприятий. Деловые встречи и конференции также должны уделять внимание тем своим аспектам, которые относятся к развлечению и поощрению, чтобы стать лучше и полноценнее. Кроме элементов поощрительных и развлекательных мероприятий, деловое мероприятие обладает различными уникальными особенностями, которое и делает его деловым мероприятием. Эти элементы в основном относятся к образованию и нетворкингу, а также, в весьма специфичном виде, к мотивации. Видео на открытии, впечатляющие декорации, замечательное основное выступление, грамотно организованный нетворкинг, подлинный интерактив и участие всех вовлеченных сторон — все это мотивационные элементы.

Баланс бюджета должен приниматься в расчет при анализе того, является ли деловое мероприятие деловым или поощрительным мероприятием. Деловое мероприятие, 90% бюджета которого тратится на гостеприимство, скорее, может считаться инсентив-туром.

Компании, предоставляющие аудиовизуальные услуги

Для содержательной стороны деловых мероприятий аудиовизуальный материал — это фундамент, основа. Хорошее аудиовизуальное сопровождение — это обязательное базовое правило организации мероприятия. Понимание спикера и возможность читать слайды на экране — обязательны, поэтому аудио/видео — это важнейший компонент для любого делового мероприятия. Многие компании, осуществляющие аудиовизуальное обеспечение, находятся на первом уровне цепочки создания ценности. Они получают заказ и делают то, о чем просит координатор делового мероприятия.

Второй уровень цепочки создания ценности начинается тогда, когда такая компания задает вопросы (например: «Сколько человек будет в каждом помещении?»), чтобы оценить, сколько потребуется динамиков. На этом уровне наличие компания, занимающейся аудиовизуальным обеспечением, повышает ценность мероприятия.

Высший уровень приводит нас к ключевым целям делового мероприятия. Как только они проанализированы и осмыслены, компания, осуществляющая аудиовизуальное обеспечение, может порекомендовать использование системы голосования или системы интерактивного опроса, поскольку она понимает, что целью является сбор мнений или обеспечение более активного участия. Эта компания может порекомендовать расходовать меньше средств на шоу-открытие и больше на помещения для отдыха, поскольку ключевой целью является обучение.

Очень немногие компании, осуществляющие аудиовизуальное обеспечение, способны на это вследствие различных интересов и отсутствия специализации на деловых встречах и конференциях. Компании, осуществляющие аудиовизуальное обеспечение, похожи на инициаторов деловых мероприятий: они сфокусированы на деловых мероприятиях лишь ограниченное количество времени.

Большинство компаний, осуществляющих аудиовизуальное обеспечение, делают все для всех, так же, как это делал я в 80-х гг. Сначала они продают оборудование и устанавливают его в помещениях для деловых мероприятий, кафе, театрах и т. п. Затем они сдают оборудование в аренду индивидуальным клиентам, таким как диджеи, организаторы дней рождений; тем, кому требуется плазменный экран на выставку, или отелю, которому нужно два флипчарта. Потом они работают на проектах, например, на мероприятиях, выставочных стендах, вечеринках, концертах и да, иногда на деловых мероприятиях.

Среднестатистическая компания, осуществляющая аудиовизуальное обеспечение, сочетает все эти весьма разноплановые услуги для всех видов рынков и не концентрируется на чем-то одном.

Тип услуги, требующийся клиенту, покупающему оборудование для зала заседаний, сильно отличается от услуг, востребованных в проектах, например, таких, как деловые мероприятия.

Типы микрофонов, необходимые для выступлений на деловых мероприятиях, сильно отличаются от микрофонов, которые нужны диджею или певцу. Если компания, осуществляющая аудиовизуальное обеспечение, работает на деловом мероприятии, ей нужно приобрести соответствующие микрофоны. Как правило, однако, для стойки спикера используется сценический микрофон, и это приводит к самым разным проблемам. Техник, отвечающий за аудиовизуальное сопровождение, начинает винить выступающего в том, что тот не умеет правильно пользоваться микрофоном, хотя мы все понимаем, что спикер — это не профессиональный ведущий.

Большинство компаний, осуществляющих аудиовизуальное обеспечение, никогда не вырастают больше, чем в небольшую, очень занятую команду, которая во многих случаях просто выживает и будет делать все для всех, чтобы как-то конкурировать с другими подобными компаниями.

Не требуется диплом или сертификат, поэтому любой может открыть такую компанию.

Неподходящее оборудование и отсутствие специализации, естественно, заставляет большинство компаний, предоставляющих аудиовизуальные услуги, работать на деловых мероприятиях недостаточно оптимально. Если, к тому же, координаторы деловых мероприятий меняют подрядчика, осуществляющего аудиовизуальное обеспечение, от мероприятия к мероприятию, то становится трудно наладить даже базовые моменты. В таких обстоятельствах сложно совершенствовать деловые мероприятия с точки зрения их содержательного аспекта.

Деловые мероприятия требуют и заслуживают такого подрядчика, осуществляющего аудиовизуальное обеспечение, который обладает особым набором средств, необходимым деловому мероприятию. Еще лучше, если подрядчик комбинирует все различные навыки и типы функций, необходимые для делового мероприятия — например, креативный дизайн, аудио/видео, ИТ, презентацию, фасилитацию, указатели, фотографию и т. п.

Только те партнерские компании, занимающиеся аудиовизуальным обеспечением, которые специализируются на деловых мероприятиях, нацелены на инновации и настроены на долгосрочное сотрудничество, могут обеспечить процветание и развитие конференции

Деловому мероприятию также необходимо долгосрочное сотрудничество с таким подрядчиком, чтобы добиться стабильности и слаженности в базовых вещах. Только тогда, опираясь на предыдущее мероприятие и постоянное взаимодействие с участниками, оно может совершенствоваться из года в год.

Только те партнерские компании, занимающиеся аудиовизуальным обеспечением, которые специализируются на деловых мероприятиях, нацелены на инновации и настроены на долгосрочное сотрудничество, могут обеспечить развитие и процветание делового мероприятия. Аудио/видео — это тот аспект содержательной стороны делового мероприятия, которой явно есть еще куда расти.

Операторы мероприятий

Координаторы более крупных конференций сотрудничают с компанией-оператором или креативным агентством, которое, в свою очередь, заключает контракт с компанией, предоставляющей аудиовизуальные услуги, и другими подрядчиками.

Такие компании-операторы организуют открытие, создают впечатляющие шоу и замечательную атмосферу на заключительном ужине.

Они создают тему и дизайн, а также креативные элементы на основе темы делового мероприятия. Как правило, они используют комбинацию «артисты (например, танцоры) + аудиовизуальное сопровождение (например, музыка и видео; свет и лазерное шоу) + декорации и сцена». Талантливейшие креативные директоры создавали для деловых мероприятий грандиозные шоу-открытия. Когда ключевая цель конференции — произвести впечатление на участников (мотивация), это, само собой, хороший способ потратить средства. Если, однако, конференция в первую очередь обучающая, во вторую очередь ставит целью неформальное деловое общение и только потом мотивацию, нужно дважды подумать и перераспределить те 100 000 евро, которые идут на шоу-открытие.

Конечно, создание сильного wow-эффекта приносит свои плоды, и можно почти утверждать, что тратить так много средств на одно эффектное шоу-открытие — это легкий путь. В том смысле, что это легкий успех, так же, как успех гарантирован, если забронировать самый лучший отель и подать лучшее шампанское и еду. Все понимают, что гораздо сложнее создать wow-момент при помощи содержимого, а не шоу. Индустрия в настоящее время знает, как создать wow-фактор при помощи отменного гостеприимства и грандиозного шоу. В некотором роде это ее слабое место, поскольку влияние на деловое мероприятие происходит только на первом из пяти уровней ROI: на уровне удовлетворения (см. «Эффективность инвестиций»).

Тратить так много средств на одно эффектное шоу-открытие — это легкий путь

Грубо говоря, можно утверждать, что индустрия деловых мероприятий движется в сторону гостеприимства, а компании, занимающиеся организацией мероприятия и аудиовизуальным обеспечением, — два партнера, которые потенциально могут помочь развитию содержательной стороны — не особо этому способствуют вследствие отсутствия специализации и знаний.

Вопрос «зачем?»

Не нужно объяснять, что индустрия деловых мероприятий стремится к процветанию. Она желает расти, развиваться, повышать свою значимость и уменьшать степень уязвимости. Чтобы процветать как отрасль, акцентом номер один должен стать клиент: инициатор будущих деловых мероприятий.

Чего они хотят? Они хотят достижения своих целей и удовлетворения своих клиентов, участников. Инициаторы мероприятия организуют деловые мероприятия по определенным причинам — это и есть ключевые цели. Тот, кто удовлетворяет эти потребности, кто достигает этих целей, тот держит в руках ключ к успеху в данной отрасли. Если мы зададим координаторам деловых мероприятий вопрос «ЗАЧЕМ?», они расскажут нам, зачем их клиенты организуют мероприятия. Основные группы ключевых целей деловых мероприятий всегда одинаковы: это обучение, нетворкинг и мотивация для участников. Индустрия может начать уделять внимание этим аспектам и перестать быть просто создателем окружающего пространства (оболочки), внутри которой кто-то еще занимается целями делового мероприятия (содержимым). Если индустрия расширит свои горизонты до этой области, может обнаружиться, что ее очень ждут на празднике жизни. Деловые мероприятия будут обладать гораздо большей стратегической значимостью, если они будут отвечать на реальные потребности, ключевые цели. Если отдел по деловым мероприятиям знает, как определить эти ключевые цели, а затем проектирует, реализует и измеряет мероприятие, основываясь на них, то это будет жизненно важно для процесса. Даже с профессиональным штатным координатором планирование логистики деловых мероприятий воспринимается маркетингом как «всего лишь резервирование отеля и пары конференц-залов». Трансформация в стратегическое партнерство с акцентом на цели, пониманием целей и как их достичь — это совершенно другая игра, имеющая другой эффект. Совместная разработка деловых мероприятий как стратегического инструмента для генерации дохода, основанная на профессиональной методологии, позволит уйти от восприятия индустрии как «вспомогательной» и усилит ее влияние.

Инновации

С текущими ресурсами и людьми индустрия деловых мероприятий стала по-настоящему профессиональной в том аспекте бизнеса, который относится к гостеприимству. Потребность в специалистах, знаниях, инструментах и концепциях, необходимых для того, чтобы заниматься ключевыми целями деловых мероприятий, очевидна. Для перехода индустрии на новый уровень важную роль будут играть специалисты по образованию взрослых на деловых мероприятиях, часть бихевиоризма, относящаяся к мотивации, и инструменты по совершенствованию нетворкинга. Эти компании и специалисты отличаются от сообщества, составляющего индустрию деловых мероприятий в настоящее время. Многие из таких компаний будут также новичками в этой отрасли. Чтобы достичь успеха и добиться того, что эти компании начнут рассматривать деловые мероприятия как свой основной рынок, индустрия деловых мероприятий должна будет их приглашать, привечать и поддерживать.

За последние пять лет я наблюдал, как многие приходили, разочаровывались и уходили — необходимо остановить этот процесс и перевести его на позитивные рельсы.

Кейс. Примером того, насколько все серьезно, служит следующая история. Победителем технологической премии на выставке EIBTM в 2004 году стала компания, которая специализируется на организации и разработке структуры нетворкинга на деловых и иных мероприятиях. Для большинства координаторов нетворкинг — ключевая цель номер два в деловых мероприятиях. Поэтому можно было бы подумать, что координаторы деловых мероприятий будут заинтересованы в таком инновационном решении. Компания-победитель получила бесплатный стенд на выставке — но лишь для того, чтобы через три дня сделать вывод, что «эти люди (координаторы деловых мероприятий) не заинтересованы в продукте. У них нет рычагов влияния или полномочий на совершение сделки, поэтому это не наш рынок. Координаторы деловых мероприятий ищут и, может быть, принимают решения только в отношении дестинаций и площадок, а не в отношении инструментов улучшения нетворкинга для своих мероприятий».

Это лишь одна из многих историй о разочарованных компаниях, предлагающих решения или услуги, которые воздействуют на цели делового мероприятия. Если поговорить со схожими компаниями, которые считают индустрию деловых мероприятий рынком для своего продукта, они расскажут, что сильно разочарованы переговорами с координаторами деловых мероприятий. Таких новичков приводит в замешательство тот факт, что координатор деловых мероприятий на самом деле не планирует мероприятие, а в основном организует логистику вокруг него.

Если бы индустрия пошла навстречу содержательной стороне мероприятий и больше бы радовалась таким компаниям, все сильно бы изменилось к лучшему.

Координатор деловых мероприятий в действительности не планирует мероприятие

Тенденции, способствующие переменам в индустрии

Где же печатное издание, рассказывающее о содержательной стороне деловых мероприятий? В журналах, посвященных деловому туризму или деловым мероприятиям, мы видим лишь случайную статью о технологии или обучении.

Где же выставки, собирающие всех игроков, которые занимаются содержанием деловых мероприятий? Всего лишь несколько стендов на выставке о деловых мероприятиях, 98% пространства которой посвящено профессиональному туризму.

Где же университет, в котором можно получить высшее образование в сфере управления целями делового мероприятия, а не пройти курс по управлению деловыми мероприятиями, который в основном касается логистики и гостеприимства?

Эти и многие другие вещи явно отсутствуют. Индустрия деловых мероприятий вообще-то напоминает металлургическую отрасль, которая называет себя автомобильной индустрией, или деревообрабатывающую промышленность, которая называет себя мебельной индустрией.

Но что в имени твоем…

Есть три главных тенденции, которые могут помочь индустрии стать более полноценной и, в конечном итоге, стать полноправным обладателем термина «индустрия деловых мероприятий». Эти тенденции — система снабжения (закупки), эффективность инвестиций и технологии.

Закупки

Одна из новейших тенденций, заставляющая деловые мероприятия совершенствоваться, — это снабжение. Отделы по закупкам в больших корпорациях открыли для себя деловые и иные мероприятия, а также поощрительные поездки. В некоторых компаниях общий бюджет известен, и во многих случаях специалисты по закупкам начинают урезать расходы. Во многих случаях они видят, что большая часть средств делового мероприятия уходит на проезд и проживание — и никто не считает доход, получаемый при помощи делового мероприятия. Они рассматривают деловые мероприятия как развлечения, чистые расходы, а не как генератор доходов. Их вывод: некоторые деловые мероприятия, вероятно, не являются необходимостью.

КОРПОРАТИВНЫЕ РАСХОДЫ НА ДЕЛОВЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Поскольку ничего в этом примере не указывает на получение какого-либо образования, это событие можно считать поощрительной поездкой, а не деловым мероприятием.

Специалисты по закупкам оперируют понятиями «консолидация», «стандартизация», «товары». А менеджеры по корпоративным поездкам работают с отделом закупок много лет. При бронировании отелей и билетов часто использовалась консолидация. Многие корпорации сейчас знают, сколько тратится на индивидуальную поездку, пятизвездочный отель и перелет на одного человека. Они используют это знание, чтобы максимально использовать свою покупательскую способность. Если менеджер по командировкам объединит все перелеты в международной компании и проведет переговоры о покупке 100 000 билетов, то он наверняка получит какие-то неплохие предложения.

Сотрудники, занимающиеся командировками, уже много достаточно хорошо контролируют затраты на поездки. Их следующее логическое поле деятельности — деловые мероприятия и события. Что означает дополнительное давление на координаторов. Проблема здесь в том, что бюджеты деловых мероприятий, наподобие вышеприведенного, показывают, что можно много сэкономить на билетах и отелях. И инициаторы, и координаторы деловых мероприятий испытывают все возрастающее давление в плане урезания расходов. И хотя я считаю, что в некоторых случаях это оправдано, в других это становится слишком упрощенным подходом, а в большинстве случаев это упущенная возможность — возможность реорганизовать способ проведения деловых встреч и конференций и превратить их в центр прибыли, а не расходов.

Сегодня мы все чаще наблюдаем ситуацию, при которой все меньшие и меньшие команды делают больше с меньшими затратами, и это в результате приводит к тому, что еще меньше времени уделяется работе над целями.

Управление содержанием деловых мероприятий не скоро станет обычным делом. Это остается креативным продуктом, ключевыми характеристиками которого являются инновации, адаптация, оригинальность и изменение. И хотя данная книга предлагает стандартизированный способ рассмотрения и управления целями делового мероприятия, шаблонный проект или схема выполнения не появятся никогда. В отличие от работы с крупными корпорациями, от работы между штаб-квартирами, нормой в этой сфере всегда будет оставаться индивидуальный подход и доверительные отношения между клиентом и поставщиком услуг.

Эффективность инвестиций

В 2005 году я принимал участие в фокус-группе для журнала об индустрии мероприятий. В этой группе были event-агентства, профессиональные организаторы конференций, владельцы площадок, выставочные центры и отели, а также несколько координаторов корпоративных деловых мероприятий. Цель заключалась в определении тенденций в индустрии деловых мероприятий. Эффективность инвестиций в деловых мероприятиях и событиях была одной из тем, которую мы обсуждали. Как можно продолжать расходовать корпоративные средства и не демонстрировать ценность того, чем занимаемся, не показывать эффективность инвестиций (ROI)? Нас будут рассматривать как чистые затраты, которые можно урезать, если мы не сможем предоставить доказательство связи между расходом и прибылью, между затратами делового мероприятия и успехом компании.

После этой дискуссии у нас был фуршет. А затем произошло следующее: за одним из столов обсуждение продолжилось, и в присутствии координатора по корпоративным мероприятиям человек из event-агентства сказал: «Мы лишь обеспечиваем благополучное проведение мероприятия. Доносить информацию или создавать эффект от инвестиций — это не наша работа». Я был потрясен. Как можно говорить так без обиняков и в присутствии координатора по корпоративным мероприятиям? Я считаю, что, если кто-то не заинтересован в финансовом результате мероприятия, в эффекте, который оно создает, этот человек не должен принимать участие в процессе.

Уровни измерения ROI

Если мы хоть как-то интересуемся этой сферой, мы должны, как минимум, знать наизусть пять уровней измерения ROI. Согласно Европейскому институту эффективности инвестиций делового мероприятия (The European Event ROI Institute) и методологии измерения Джека Филлипса, существует пять уровней измерения. Их понимание и принятие за истину — один из мощнейших факторов влияния на индустрию в этом десятилетии.

1

УДОВЛЕТВОРЕНИЕ

Самый нижний уровень измерения, который использует большинство организаторов деловых и иных мероприятий. Постановка базового вопроса: насколько хорошим считают участники данное мероприятие. Произвело ли оно впечатление? Было ли оно профессионально сделано? Вкусная ли была еда? Понравился ли основной спикер? И так далее.

Вкратце, удовлетворены ли вы мероприятием?

2

ОБУЧЕНИЕ

Второй уровень в некоторой степени гораздо сложнее измерить. Однако, он является следующим шагом, без которого мы не сможем двигаться дальше. Чтобы быть успешными, люди должны уходить с каким-то новым знанием. Мое мнение — это может быть исключительно знание, но давайте также рассмотрим нетворкинг — знакомство с новыми людьми, например, с потенциальными клиентами, подрядчиками или коллегами, с которыми участник будет вести бизнес или сотрудничать.

3

ПРИМЕНЕНИЕ

Третий уровень измерения касается вещей, которые проистекают из делового мероприятия и которые применяются его участниками. Применилось ли на практике то, о чем узнали? Используют ли участники техники и знания, работают ли по-другому и так далее? Сотрудничают ли они с теми, с кем познакомились на мероприятии?

4

ВЛИЯНИЕ

Как только участник начнет применять то, что он узнал, появятся результаты. Растут ли как следствие продажи? Поднялось ли на новый уровень качество? Улучшилось ли взаимодействие между отделами? Получаем ли мы более высокий коэффициента результативности? Уменьшилось ли количество жалоб?

5

ROI (ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИНВЕСТИЦИЙ)

Последний шаг — это финансовое измерение. Каждое воздействие на продажи или другие аспекты должно иметь финансовый эффект, в виде большей прибыли или экономии на расходах.

Когда я впервые услышал об этом в 2004 году на однодневной сессии MPI по ROI, проводимой Джеком Филипсом в Денвере (штат Колорадо), я подумал, это невозможно. Остальные, возможно, также сочли это невозможным. Да, это сложно — не невозможно, но трудно — и дорого обходится. Если хотите узнать о ROI больше, я рекомендую в качествен первого практического шага книгу об эффективности инвестиций, выпущенную ассоциацией MPI, «Proving the Value of Meetings and Events».

Мы можем измерить эффективность инвестиций для любого мероприятия, но это следует делать лишь изредка и для наиболее важных мероприятий.